• Les matières générales incluent des sujets comme la gestion d’entreprise, le code civil, la comptabilité, l’économie, la finance, la planification financière et fiscale, les successions, etc.
• La conformité aux normes, l’éthique et la pratique professionnelle regroupent les formations liées aux règles de conduite, aux obligations réglementaires, à l’évolution des normes professionnelles, etc.
• Les matières spécifiques varient selon la discipline d’exercice du représentant : assurance de personnes, assurance collective, épargne collective, plans de bourses d’études, etc. Chaque discipline a ses propres exigences.

Types de formations reconnues

Formations synchrones

Formations dispensées en direct, dont les conférences, congrès, colloques et séminaires, ainsi que les formations en salle, en classes virtuelles ou les visioconférences et webinaires en direct.

Formations asynchrones

Formations présentées en différé, dont les conférences ou webinaires préenregistrés, les autoformations interactives en ligne (e-learning) ou encore sous forme de balados, de vidéos, de documents, etc.

• Pour être reconnue, toute formation doit durer au moins une (1) heure. Il n’est pas permis de fractionner une UFC. Si la durée de la formation donne lieu à un calcul d’UFC qui n’est pas un nombre entier, celui-ci doit être arrondi à l’unité inférieure. Le temps consacré aux repas et aux pauses ne peut être comptabilisé dans la durée totale.
• Une même formation ne donne droit à des UFC qu’une seule fois par cycle de formation continue.

Critères d'analyse pour la reconnaissance de formations

Les éléments suivants sont analysés afin de déterminer si la formation répond aux critères de reconnaissance :

• La description, le cadre pédagogique et les matières traitées
• Le lien entre l’exercice des activités du conseiller et les matières admissibles
• Le lien avec le développement des connaissances, des compétences et des habiletés professionnelles
• Le lien entre les sujets et les objectifs énoncés dans le plan de formation
• Le déroulement et la durée
• Les mesures de contrôle ou le mode d'évaluation

Bien que la Chambre ne soit pas garante des contenus, elle s’assure du respect des critères dans le cadre de son analyse. Notez que la Chambre peut approfondir son analyse des contenus si elle le juge nécessaire pour reconnaître une formation.

Une formation portant uniquement sur la vente ou la promotion d’un produit, la présence à un cocktail, à une rencontre ou à une réunion, ou encore la participation à un conseil d’administration, à un groupe de travail ou à un groupe d’étude ne peuvent être reconnues.

• Dans le cas où la formation comporterait un volet consacré à la vente ou à la promotion d’un produit, vous avez l’obligation d’en préciser la durée dans votre demande de reconnaissance. Cette partie sera déduite de la durée totale, réduisant ainsi la portion de la formation admissible au calcul des UFC.

Frais exigibles

Pour que l’analyse de votre demande soit réalisée, vous devez en acquitter les frais.

Le Règlement sur les frais exigibles de la Chambre de la sécurité financière prévoit les frais applicables. Ceux-ci doivent être acquittés dès que la demande est transmise via l’Espace partenaire de formation. Pour une demande par courriel, le paiement des frais s’effectue avant que la Chambre transmette sa décision de reconnaître ou non la formation.

Le Règlement stipule qu’il n’y a pas de remboursement si votre formation n’est pas reconnue à la suite de l’analyse.

Frais exigibles pour la reconnaissance d'une formation

Consultez le Tableau des frais exigibles pour connaître le détail des montants applicables selon le type d’activité, la durée de la formation et les modalités de diffusion. Ce tableau vous permettra de prévoir les coûts totaux liés à votre demande de reconnaissance.

Note : Les prix indiqués n’incluent pas les taxes. Celles-ci seront calculées en fonction des taux de la province où est situé le siège social du fournisseur.

Analyse de la demande et délai de décision

La Chambre prendra les mesures raisonnables afin de rendre une décision d’accepter ou non votre demande de reconnaissance dans les quinze (15) jours à compter de sa date de réception. Toutefois, en raison de certaines contraintes administratives ou de la complexité de certaines demandes, ce délai peut être prolongé jusqu’à vingt-cinq (25) jours. Toute information additionnelle requise par la Chambre pour le traitement d’une demande peut également entraîner des délais supplémentaires.

Une fois son analyse terminée, la Chambre vous informera de sa décision via l’Espace partenaire de formation ou par courriel, selon le cas.

Pour une demande acceptée, elle vous communiquera :

• Le numéro de reconnaissance attribué à votre formation
• Le nombre d’UFC accordées par matière
• La période de validité de la reconnaissance

Pour une demande refusée, qui accorde moins d’UFC que demandé ou qui les attribue dans une matière différente, vous aurez quinze (15) jours à compter de la communication de la décision pour présenter vos observations et demander un réexamen de votre demande.

Après réexamen, la Chambre peut maintenir sa décision ou la modifier. Cette décision devient finale.

Modification d’une formation ou changement de formateur

Vous devez aviser la Chambre dès que vous apportez des changements à une formation reconnue ou aux formateurs autorisés à la dispenser. Seuls les formateurs inscrits dans la demande peuvent offrir la formation.

Des frais peuvent être exigés pour une nouvelle analyse lorsque la modification concerne le déroulement, la durée, le nombre d’UFC ou les matières.

À la suite de son analyse, la Chambre peut :

• Maintenir ou annuler la reconnaissance de la formation
• Augmenter ou diminuer le nombre d’UFC préalablement attribué
• Modifier la ou les matières reconnues

Les mêmes modalités d’analyse, de délai de décision et de refus décrites précédemment s’appliquent.

Période de validité

La reconnaissance de votre formation par la Chambre prend fin dès l’expiration de sa période de validité.

• Si vous êtes en défaut de respecter les obligations et les engagements prévus au Règlement, la Chambre se réserve le droit de retirer en tout temps la reconnaissance de vos formations, en tout ou en partie.
• Dès la fin de la période de validité, ou lors du retrait ou de la suspension d’une reconnaissance de formation par la Chambre, vous devez cesser toute publicité ou représentation alléguant que votre formation est reconnue et donne droit à des UFC.

Diffusion multiple

Si votre formation est destinée à être diffusée plus d’une fois, la reconnaissance sera valide pour une période de vingt-quatre (24) mois à compter de la date de la première diffusion indiquée dans votre demande de reconnaissance approuvée par la Chambre.

Pour prolonger la période de validité de la reconnaissance, vous devez présenter une demande de renouvellement au moins quinze (15) jours avant la fin de la période de validité en cours. Vous ne pourrez fournir ni les attestations ni les listes de présence avant d’avoir reçu la confirmation du renouvellement de la reconnaissance.

Vous devez communiquer la date de fin de reconnaissance d’une formation asynchrone aux personnes qui s’y inscrivent afin qu’elles puissent la suivre avant l’échéance.

Diffusion unique

Si votre demande se rapporte à une formation destinée à n’être diffusée qu’une seule fois, sa reconnaissance sera valide uniquement durant l’événement dans lequel la formation s’inscrit.

Mesures de contrôle

Vous avez la responsabilité de confirmer la réussite ou la présence et de voir à ce que des mesures de contrôle adaptées aux ressources et aux moyens technologiques dont vous disposez soient mises en place et respectées afin de confirmer la réussite des participants ou leur présence à la formation. Ces deux (2) options sont applicables à tous les types de formations.

Pour confirmer la réussite

Votre formation doit inclure des questions ou des activités d’évaluation répondant à certains critères :

• Elles permettent d’établir si l’apprenant a assimilé les connaissances ou les compétences visées par la formation.
• Elles sont variées et suffisamment difficiles pour permettre d’établir que l’apprenant a suivi toute la formation.
• La compilation de leurs résultats doit couvrir la partie reconnue et exclure les volets qui traitent de vente ou de promotion d’un produit ou d’un service.
• La note de passage doit être fixée à un minimum de 60 %.

Une formation d’une (1) heure doit contenir un minimum de six (6) questions ou activités d’évaluation. Une formation de plus d’une (1) heure doit contenir deux (2) questions ou activités d’évaluation supplémentaires par heure de formation additionnelle.

Par exemple, une formation de trois (3) heures doit contenir au moins dix (10) questions ou activités d’évaluation.

Pour confirmer la présence

Le formateur ou toute autre personne que vous aurez désignée doit être en mesure de contrôler la présence du membre pour toute la durée de la formation.

Vous pouvez également utiliser les outils technologiques à votre disposition pour attester de cette présence, tant qu’ils permettent une confirmation fiable et continue.

Dans les trente (30) jours après la tenue de la formation, la responsabilité vous incombe de mettre à la disposition des membres de la Chambre l’attestation de réussite ou de présence dont les conditions ont été satisfaites.

De plus, vous pouvez transmettre à fichier@chambresf.com une liste de présence ou de réussite en utilisant ce fichier, ce qui permet d’inscrire automatiquement les UFC au dossier des membres. Des frais sont exigibles pour le traitement de ces listes. Cela ne dispense pas de l’obligation de mettre à la disposition des membres de la Chambre leur attestation. 

Sondage de satisfaction et respect de la conformité

La Chambre se réserve le droit de sonder les membres participants afin de connaître leur appréciation globale à l’égard des formations qu’elle reconnaît et soumettre leurs commentaires.

Ce sondage cherche notamment à vérifier si :

• Les objectifs de la formation ont été atteints
• Les connaissances sont bien acquises et applicables en milieu de travail
• Les attentes des participants ont été comblées
• La formation est conforme à la demande de reconnaissance soumise
• Le formateur possède les aptitudes et les connaissances requises
• Les mesures de contrôle mises en place sont valables et ont été respectées

Lorsque l’analyse d’un sondage soulève un problème à propos d’une formation reconnue ou d’un formateur que vous avez désigné, la Chambre peut vous demander de corriger la situation ou de mettre en place les mesures nécessaires pour éviter qu’elle ne se reproduise.

La Chambre évalue notamment si :

• Le sujet correspond à la demande initiale
• La durée correspond à la reconnaissance octroyée
• La matière correspond à la reconnaissance octroyée
• Les mesures de contrôle sont valables et respectées
• La structure permet un apprentissage efficace
• Le formateur est compétent

Le fournisseur s’engage à ne pas modifier le symbole UFC et à l’utiliser uniquement pour les formations dûment reconnues. Il s’engage de plus à ne pas nuire à l’image de la Chambre.

Pour promouvoir une formation que vous offrez, vous ne pouvez faire ou permettre que soit faite de la publicité fausse, trompeuse ou susceptible d’induire qui que ce soit en erreur, par exemple, vous ne pouvez prétendre que votre contenu a été validé et approuvé par la Chambre.

En revanche, vous pouvez indiquer que vous détenez une reconnaissance pour votre formation si vous en avez obtenu la confirmation écrite de la Chambre mentionnant également votre droit d’utilisation du symbole UFC, et ce, jusqu’à la fin de la période de validité.

Les fichiers du logo UFC peuvent être téléchargés directement à partir de l’Espace partenaire.