Assurance et planification financière
La proposition d’assurance et le formulaire qui contient de l’information médicale ou sur les habitudes de vie des clients sont, sans conteste, des documents comportant des renseignements confidentiels et de nature très privée à protéger avec grand soin. Ils sont soumis à des règles de communication et de conservation particulières présentées dans le tableau résumé qui suit.
| Représentant exerçant ses activités pour le compte d’un cabinet, autre qu’un assureur, qui offre du crédit et de l’assurance | Représentant exerçant ses activités pour le compte d’un cabinet en assurance qui n’offre pas de crédit | Représentant exerçant ses activités pour le compte d’une société autonome | Représentant autonome | |
|---|---|---|---|---|
| Transmission de la proposition d’assurance à l'assureur | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Transmission du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie à l'assureur | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Transmission de la proposition d’assurance au cabinet ou à la société autonome | OUI | OUI | OUI | Sans objet |
| Transmission du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie au cabinet ou à la société autonome | NON | OUI | OUI | Sans objet |
| Conservation de la proposition d’assurance ou d’une copie de celle-ci au dossier client | OUI par le cabinet | OUI par le cabinet | OUI par la société autonome | OUI |
| Conservation du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie ou d’une copie de celui-ci au dossier client | NON | OUI par le cabinet | OUI par la société autonome | OUI |
En pratique
Le représentant autonome qui a recueilli des renseignements personnels sur un client (sur son état de santé et sur ses habitudes de vie) afin de les transmettre à l’assureur doit les conserver au dossier du client seulement lorsqu’ils s’avèrent utiles et nécessaires, notamment pour offrir un service adéquat et professionnel au client.
Le représentant qui exerce ses activités pour le compte d’un cabinet en assurance qui n’offre pas de crédit ou d’une société autonome doit transmettre le formulaire contenant des renseignements personnels et la proposition d’assurance à ce cabinet ou cette société. Il peut en conserver une copie seulement si cela s’avère utile et nécessaire, notamment pour fournir un service adéquat et professionnel au client, à moins que le cabinet ou la société en question ne lui permette pas de le faire.
Le représentant qui exerce ses activités pour le compte d’un cabinet qui offre du crédit et de l’assurance doit s’assurer de :
- transmettre au cabinet la proposition d’assurance seulement, pas le formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie;
- transmettre directement à l’assureur le formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie;
- faire conserver par le cabinet la proposition d’assurance au dossier client mais pas de copie du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie;
- ne révéler à personne les renseignements portés à sa connaissance.