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3 conseillers, une réalité : la conformité (no 18653)

Dans cette activité de formation, il est question, entre autres, du partage de dossier, du partage d'information, du partage de commissions, des devoirs et obligations propres à chaque discipline et de la conservation des dossiers.

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Questions fréquentes

Les dossiers et registres tenus doivent-ils être conservés dans un classeur verrouillé ainsi que dans une pièce fermée à clé?

La règle générale veut que les dossiers soient conservés dans un lieu sûr et sécuritaire. Ce lieu ne doit donc pas être accessible facilement, autrement que par les personnes autorisées.

Évidemment, il faut également s’assurer que ces dossiers seront facilement repérables, dans un délai raisonnable, lorsqu’une personne dûment autorisée souhaite y avoir accès.

Ainsi, conserver les dossiers dans des classeurs fermés à clé dans une pièce verrouillée constitue une bonne façon de remplir ces obligations.

Toutefois, toute autre méthode sûre et sécuritaire permettant d’atteindre le même objectif serait tout aussi acceptable.

Qu’en est-il de la conservation des dossiers électroniques?

En matière de dossiers électroniques, la même règle que celle relative aux dossiers physiques s’applique, dans la mesure où il faut s’assurer que leur mode de conservation est sûr et sécuritaire.

Cela suppose que les renseignements soient conservés de façon à ce que personne, autre qu’une personne dûment autorisée, n’y ait accès.

De plus, il faut s’assurer que ces renseignements ne peuvent pas être falsifiés ou détruits involontairement.

L’utilisation d’un code d’accès, d’un logiciel antivirus et la protection de l’accès au réseau constituent des exemples permettant l’atteinte de ces objectifs.

Doit-on posséder un classeur pour chaque type de registre ou de dossier tenu?

Un principe essentiel en matière de conservation de dossiers veut que ceux-ci soient conservés de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés dans un délai raisonnable.

Cela implique l’utilisation d’une méthode de classement efficace permettant de retracer chaque type de dossier ou de registre.

Le recours à l’utilisation d’un classeur distinct pour chaque type de dossier, jumelé à une codification adéquate, pourrait donc s’avérer efficace même si rien ne l’oblige.

Articles intéressants

L'importance de bien noter ses communications au dossier client

« L'importance de bien noter ses communications au dossier client » , magazine Sécurité financière, vol. 36, no 5, novembre-décembre 2011, p. 16-17.

L'obligation de confidentialité à l'ère du numérique

« L'obligation de confidentialité à l'ère du numérique », magazine Sécurité financière, vol. 37, no 4, septembre-octobre 2012, p. 16-19.

Astuces

Conserver ses dossiers plus longtemps peut s'avérer très utile

Même si les règles de tenue de dossiers exigent de conserver les dossiers, les livres et les registres pendant une période de cinq ans, il peut être judicieux de les conserver plus longtemps.

Il ne faut pas perdre de vue que ces dossiers constituent l’historique de vos relations avec vos clients. Ils pourraient donc devenir un moyen de défense de taille en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la CSF sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles peuvent survenir à n’importe quel moment.

L’utilisation d’un support informatique vous permettrait de conserver sur de longues périodes tous vos dossiers et d’économiser ainsi de l’espace.

Il est permis d'adopter des règles plus exigeantes

N’oubliez pas que rien n’empêche de prévoir des règles plus exigeantes que celles du Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome, du Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres et de la Loi sur la distribution de produits et services financiers. Ceux-ci ne prévoient que les règles minimales.

À titre de représentant autonome, vous pouvez donc adopter des règles supplémentaires. Si vous exercez vos activités pour le compte d'un cabinet ou d’une société autonome, informez-vous pour savoir si d’autres règles relatives à la tenue de dossiers et à la conservation de registres existent au sein du cabinet ou de la société.

Par mesure de prudence...

Par mesure de prudence, il est recommandé de consigner et de conserver au dossier toute mention qui pourrait vous servir d’aide-mémoire en cas de besoin.

Par exemple, il pourrait s’agir de notes prises lors d’une conversation téléphonique avec votre client ou d’une copie des courriels échangés.

Vous pourriez également noter la date, l’heure, la durée, le lieu ainsi que le contenu de ces échanges afin d’être en mesure de mieux vous en souvenir.

D’ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la relation client pourrait faciliter l’organisation de vos communications et améliorer la qualité des services que vous offrez à vos clients.

N'oubliez pas...

N’oubliez pas que rien n’empêche de prévoir des règles plus exigeantes que celles du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d'inscription. Celui-ci ne prévoit que les règles minimales. Assurez-vous de connaître les règles du courtier auquel vous êtes rattaché. Il est possible qu’il impose des règles plus exigeantes relativement à la tenue de dossiers et à la conservation de registres.

Même si les règles...

Même si les règles de tenue de dossiers exigent de conserver les dossiers, les livres et les registres pendant une période de sept ans, il peut être judicieux de les conserver plus longtemps.

Il ne faut pas perdre de vue que ces dossiers constituent l’historique de vos relations avec vos clients. Ils pourraient donc devenir un moyen de défense de taille pour vous en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la CSF sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles peuvent survenir à n’importe quel moment.

L’utilisation d’un support informatique vous permettrait de conserver sur de longues périodes tous vos dossiers et d’économiser ainsi de l’espace.

Le recours à un spécialiste...

Le recours à un spécialiste du classement de documents, à un archiviste ou même à un logiciel de classement de données pourrait s’avérer judicieux. 

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Conservation

Conservation des dossiers

La période de conservation obligatoire des dossiers variant selon la nature du dossier client, il est nécessaire de se référer à la réglementation applicable spécifiquement à la discipline ou à la catégorie d’inscription concernée, comme plus amplement détaillé ci-dessous.

Destruction des dossiers

Une fois que la période de conservation obligatoire des dossiers est terminée, il est permis de les détruire, mais pas à n’importe quelle condition.

Le déchiquetage demeure la meilleure méthode de destruction des documents confidentiels. Lorsqu’il n’est pas possible de les déchiqueter, il faut les entreposer dans un endroit fermé à clé et les confier à une entreprise spécialisée dans la récupération de papier. Cette entreprise doit posséder l’infrastructure nécessaire pour la destruction sécuritaire des documents. Assurez-vous qu’elle connaît le caractère confidentiel des documents que vous lui confiez pour la destruction et qu’elle s’engage à le respecter.

Pour plus de renseignements au sujet de la destruction sécuritaire des renseignements personnels, consultez le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Combien de temps doit-on conserver les dossiers et registres?

  

Comment doit-on conserver les dossiers et registres?

Rappelons que, pendant la période de conservation, il est important de prendre toutes les mesures nécessaires pour contrer la perte, la destruction ou la falsification des données, qu’elles soient conservées sur support informatique ou autrement.

De plus, il est essentiel de prendre des mesures permettant de trouver, dans un délai raisonnable, les renseignements dans un dossier client, notamment lorsqu’une personne autorisée par la loi souhaite les consulter. Cela exige donc d’avoir un système de classement et de repérage adéquat.

Combien de temps doit-on conserver les dossiers et registres?

La période de conservation des dossiers et registres est de sept ans à compter de la date de leur établissement.

Comment doit-on conserver les dossiers et registres?

Il est important de conserver les informations aux dossiers de façon à pouvoir en fournir une copie, dans un délai raisonnable, à l’autorité compétente.