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Utilisation des technologies de l'information

Tout d’abord, il est important de mentionner que les lois et les règlements régissant la pratique des membres de la CSF n’interdisent pas expressément l’utilisation des technologies de l’information et de la communication pour « rencontrer » un client et lui offrir des produits ou des services financiers.

Toutefois, les représentants qui veulent avoir recours à ces technologies pour rejoindre leurs clients devront s’assurer de respecter les obligations qui leur sont imposées par la loi, les règlements et leur code de déontologie.

Dans certaines situations, l’utilisation des technologies de l’information et de la communication pourrait rendre plus ardue l’exécution des obligations légales et déontologiques. En effet, le niveau de connaissances et de confort à l’égard des technologies varie selon chaque personne. Une maîtrise inadéquate de ces technologies pourrait donc poser problème non seulement sur le plan de la protection des renseignements personnels et de la vérification de l'identité du client, mais également sur celui de la qualité de la compréhension et du consentement du client.

Comme le représentant doit bien conseiller ses clients et est tenu de leur offrir toutes les explications et tous les renseignements nécessaires ou utiles, il doit utiliser un véhicule adéquat pour communiquer avec eux.

Il est donc essentiel d’analyser chaque situation à la lumière des circonstances et des caractéristiques propres au client pour déterminer si une rencontre par le biais des technologies de l’information et de la communication lui convient. Évidemment, il faut également s’assurer que le client a bien compris toutes les explications et les nuances que le représentant doit lui fournir.

De plus, même lorsque l’utilisation d'une technologie pour communiquer avec un client semble le choix le plus judicieux, il est impératif de s’assurer de respecter toutes les autres obligations légales et déontologiques.

Est-il possible de respecter ses obligations déontologiques en utilisant des moyens technologiques?

Lorsqu’un représentant rencontre un client en ayant recours à des technologies de l’information et de la communication, par exemple par l’entremise d’une caméra Web, d’une conférence téléphonique ou d’une vidéoconférence, il doit s’assurer de bien connaître ce client en recueillant toutes les informations nécessaires pour analyser sa situation financière et personnelle. 

De plus, le représentant doit s’assurer d’avoir en sa possession, lors de la rencontre, tous les documents nécessaires ainsi que toutes les pièces justificatives pour la prestation de services au client, et ce, même s’il n’est pas physiquement en face
de celui-ci. 

Il est également essentiel d’exposer au client, de façon complète et objective, la nature, les avantages et les désavantages du produit ou du service, de lui fournir les explications nécessaires à sa compréhension et à son appréciation et de s’assurer que le client a bien compris. 

Évidemment, lorsque la rencontre avec le client se déroule au moyen des technologies, il peut s’avérer plus difficile de s’assurer que le client a réellement compris ce que le représentant lui expose. Il appartient donc au représentant de prendre tous les moyens nécessaires pour s’en assurer.

Rappelons aussi que le représentant doit être disponible pour son client et établir une relation de confiance avec lui, peu importe le moyen de communication utilisé.

Comment s'assurer de protéger les renseignements personnels?

Conclure des actes juridiques sur support électronique et procéder à des rencontres avec un client à l’aide des technologies de l’information et de la communication présentent de nombreux défis sur le plan de la sécurité. En effet, la protection des renseignements personnels est l’enjeu le plus important lorsque le représentant utilise les technologies informatiques. 

La réglementation contient d’ailleurs des dispositions prévoyant que le représentant doit s’assurer de la confidentialité et de la sécurité des informations personnelles recueillies auprès de son client. Le représentant doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection de ces renseignements, que ce soit lors de leur collecte, de leur utilisation, de leur communication, de leur conservation ou de leur destruction. 

Lorsqu’il est question de sécurité, le support utilisé devrait permettre d’identifier l’émetteur et le récepteur et de faire en sorte qu’il ne soit pas possible de contester l’intégrité et la provenance des messages. De plus, il devrait permettre que l’échange des données soit sécurisé, que la conservation des données échangées soit fiable et que les données confidentielles ne soient pas accessibles. 

Utiliser une connexion sécurisée et un système informatique fiable, autant chez le représentant que chez le client, constitue notamment une des nombreuses mesures qui devront être prises par le représentant pour remplir cette obligation.

Consentement et signature électronique

Un consentement libre et éclairé est exigé pour la conclusion de tout acte juridique. Ainsi, le représentant doit s’assurer que son client possède toutes les informations nécessaires à sa compréhension afin que ce dernier puisse manifester un consentement valide à la conclusion du contrat. 

L’article 2827 du Code civil du Québec et l’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information permettent d’apposer une signature électronique sur un document pour manifester son consentement. 

Le Code civil du Québec définit la signature comme « l'apposition qu'une personne fait à un acte de son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement ». Cette définition est donc assez large pour permettre les signatures électroniques. 

De plus, « la signature d’une personne apposée à un document technologique lui est opposable lorsqu’il s’agit d’un document dont l’intégrité est assurée et qu’au moment de la signature et depuis, le lien entre la signature et le document est maintenu », comme le prévoit la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information

En pratique, pour créer une signature électronique, une technologie appelée « cryptographie » est souvent utilisée. Grâce à cette technologie, une personne peut reproduire sa signature manuelle sur support électronique et ensuite l’apposer sur un document électronique. Cela a pour effet de lier directement le signataire au document pour valoir comme identification. 

Ce procédé permet d’ailleurs au signataire de s’assurer que les données du document sur lequel il appose sa signature électronique n’ont pas été modifiées (il assure donc l’intégrité des données ou du document). Il a également pour effet d’empêcher le signataire de nier être le signataire du document (non-répudiation). 

La loi mentionne que « l’intégrité du document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue ». 

En résumé, en matière de signature électronique, lorsqu’un lien fiable entre la signature électronique, la personne et le document est établi et que l’intention de signer est également établie, une signature électronique sera considérée comme valide et opposable au signataire.

Signature comme témoin

Dans le contexte de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication, lorsqu’une personne appose sa signature à titre de témoin, elle signe pour indiquer qu’elle a vu physiquement l'autre personne apposer sa signature sur le document en question. Ainsi, le témoin doit avoir été personnellement présent lorsque cette personne a signé le document. 

Conséquemment, si, en raison de l’utilisation d’une technologie, par exemple, le témoin n’est pas en mesure de voir le client signer le document, il fait une déclaration inexacte en attestant quelque chose dont il n’a pas eu personnellement connaissance.