Courriel et infolettre
L’utilisation par le conseiller du courriel ou de l’infolettre pour informer ses clients ou solliciter de nouveaux clients est bien encadrée dans les lois et la réglementation applicables, notamment pour protéger leurs renseignements personnels et contrer l’envoi de messages électroniques commerciaux non sollicités. En effet, le conseiller doit prendre connaissance des règles en ces matières lorsqu’il communique avec ses clients actuels ou potentiels et mettre en place une procédure adéquate dans le respect de ces règles. Les sections Protection des renseignements personnels, Obligations générales et Télémarketing fournissent un complément d’information à ce sujet.
Messages électroniques commerciaux
L’envoi par le conseiller de messages électroniques à ses clients actuels ou potentiels est encadré par la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), qui a essentiellement pour objectif de protéger les consommateurs canadiens des nombreux messages électroniques commerciaux (MEC) non sollicités, communément appelés « pourriels ». La LCAP impose de sérieuses contraintes aux entreprises et individus qui souhaitent envoyer des MEC à leur clientèle actuelle ou future.
L’encadrement vise autant les MEC par courriel et sur les réseaux sociaux (messagerie LinkedIn ou Messenger) que par messagerie instantanée et téléphone (SMS) ou une technologie similaire.
Le défaut de mettre en place les mécanismes requis pour se conformer aux obligations découlant de cette loi expose toute entreprise ou tout individu souhaitant faire usage de MEC à de sévères sanctions.
Voici un exemple : en l’absence d’une relation d’affaires en cours, une entreprise doit obtenir le consentement du destinataire visé avant de pouvoir lui transmettre un message électronique. Le texte de la LCAP détaille les situations dans lesquelles un conseiller est autorisé à demander ledit consentement.
De plus, toute communication doit contenir des renseignements tels que le nom de l’expéditeur et les coordonnées de la personne à qui s’adresser ou un lien vers un service automatisé pour être retiré de la liste d’envoi.
Il faut noter qu’il existe également des règles applicables aux communications commerciales par téléphone, autrement dit au télémarketing.
Pour plus de renseignements à ces sujets, consultez le site Web du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC).
Lorsque la communication avec un client se fait de façon électronique, le conseiller doit s’assurer de protéger les renseignements personnels du client. Au vu des risques inhérents à l’utilisation du Web, il est recommandé d’éviter de transmettre des renseignements personnels par ce moyen de communication, à moins d’avoir obtenu au préalable le consentement du client à cet effet. Il est aussi important de valider l’adresse du client afin de ne pas transmettre par erreur des renseignements personnels à un tiers.
Dans le cadre de l’envoi d’infolettres ou de courriels à plusieurs destinataires, il est particulièrement important de préserver la confidentialité de l’adresse courriel de ces derniers. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser l’option « copie conforme invisible » pour y insérer les adresses courriel de tous les destinataires afin de ne pas dévoiler ces adresses à l’ensemble des personnes visées.