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Collaborer avec le bureau de la syndique : c'est à votre avantage

« Collaborer avec le bureau de la syndique : c'est à votre avantage », magazine Sécurité financière , vol. 38, no 4, septembre-octobre 2013, p. 18.

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Vous êtes sous enquête?

D’où provient une enquête?

L’enquête découle, la plupart du temps, d’une demande d’enquête qui provient de différentes sources. À la réception d’une demande d’enquête, le syndic peut ouvrir un dossier d’enquête et y affecter un enquêteur. Pour plus de détails au sujet des demandes d’enquête, cliquez ici.

Qu’est-ce qu’une enquête?

Cette enquête sert à décider du bien-fondé ou non des allégations formulées dans une demande d’enquête. C’est essentiellement un processus de collecte et d’analyse d’information qui vise à permettre au syndic ou au syndic adjoint de prendre les décisions qui s’imposent en ayant le meilleur éclairage possible. À ce stade, le représentant visé par l’enquête ne fait nullement l’objet d’accusations et n’est pas coupable de quoi que ce soit.

Pour plus de détails au sujet du déroulement d’une enquête, cliquez ici.

Il est à noter que l’ensemble du contenu du dossier d’enquête, incluant les renseignements sur l’identité de toute personne impliquée, est tenu confidentiel de manière à préserver, en tout temps, l’intégrité du processus d’enquête. Les plaignants, tout comme les membres qui font l’objet d’une enquête, doivent pouvoir donner leur version des faits en toute quiétude.

Quels sont les pouvoirs du syndic?

Le syndic peut procéder à une enquête dans l'établissement d'un cabinet, d'un représentant autonome, d'une société autonome ou d'un courtier en épargne collective ou en plans de bourses d'études inscrits conformément à la Loi sur les valeurs mobilières.

Le syndic peut donc avoir accès à ces établissements et examiner et tirer copie de leurs livres, registres, comptes, dossiers ainsi qu’exiger tout document relatif à leurs activités. 

De plus, toute personne qui a la garde, la possession ou le contrôle de ces livres, registres, comptes, dossiers et autres documents doit les communiquer au syndic si celui-ci en fait la demande et lui en faciliter l'examen, et ce, quelles que soient la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Est-il obligatoire de collaborer avec le syndic?

À cette étape cruciale, il est dans l’intérêt de tout représentant visé par l’enquête de collaborer avec le syndic, le syndic adjoint et les enquêteurs, et ce, afin de s’assurer que toute l’information pertinente est notée au dossier. D’ailleurs, les articles 42, 43 et 44 du Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière ainsi que l’article 20 du Règlement sur la déontologie dans les disciplines de valeurs mobilières prévoient une obligation à cet égard.

Le défaut de collaborer avec le personnel du bureau du syndic lors d’une enquête constitue une faute grave susceptible d’entraîner des conséquences sérieuses sur le droit de pratique d’un représentant.

N'oubliez pas que même si vous choisissez d'être représenté par avocat, au début ou en cours d'enquête, votre obligation de collaborer avec le syndic ou un membre de son personnel vous appartient personnellement. Ainsi, même s'il vous est possible d'être assisté de votre avocat, par exemple au cours d'une rencontre, votre avocat ne peut agir à votre place tant qu'une plainte disciplinaire n'a pas été déposée.

À éviter :

  • Ne pas répondre à une convocation du syndic ou du syndic adjoint;
  • Communiquer avec le plaignant ou un témoin après avoir été informé qu’une enquête est en cours à votre sujet.
Qui a accès au dossier d'enquête?

Les dossiers d'enquête sont confidentiels. Le syndic de la CSF est légalement tenu de refuser de communiquer les renseignements contenus à un dossier, à moins que la loi ne l’exige.

Pourquoi en est-il ainsi? Cette confidentialité est nécessaire pour protéger les différents intervenants au cours d’une enquête et pour éviter d’entraver le déroulement de celle-ci. Sur le plan juridique, il faut comprendre que les renseignements et documents recueillis en cours d’enquête sont protégés par le serment de discrétion prévu au Code des professions. En outre, plusieurs de ces documents, sinon l’ensemble de ceux-ci, contiennent des renseignements nominatifs protégés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Quelle peut être l'issue de l'enquête du syndic?

Après l’analyse de la preuve, le syndic décide de l’issue de l’enquête. Il a alors trois options :

1)  fermer le dossier

Le syndic prendra cette décision s’il constate qu’aucun élément de preuve ne supporte l’infraction alléguée ou encore que la preuve disponible n’est pas suffisante pour lui permettre de s’acquitter de son fardeau de preuve devant le comité de discipline. Il informe alors par écrit la personne qui a demandé la tenue d'une enquête de sa décision de ne pas porter plainte. De plus, il lui donne les motifs de sa décision et l'avise de la possibilité de demander l'avis du comité de révision de l'AMF. Cette personne peut alors déposer elle-même la plainte.

2)  prendre une mesure administrative

Avis verbal : le syndic choisira de faire un avis verbal au représentant s’il considère que l’infraction commise est mineure et ne constitue pas un danger pour le public.

Mise en garde : une mise en garde sera transmise au représentant si le syndic juge nécessaire de rappeler par écrit à ce représentant ses obligations légales. Cette mesure pourra être utilisée plus tard si le représentant fait l’objet d’une autre plainte.

La mise en garde se fait sous forme écrite et donne lieu à la fermeture du dossier. Il s’agit d’un document dans lequel sont identifiés les manquements aux règles d’éthique qui ont été retenus par le syndic, avec référence aux faits du dossier et aux articles de lois ou de règlements pertinents.

3)  déposer une plainte disciplinaire

Le syndic peut déposer une plainte devant le comité de discipline  lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire que le représentant a commis une infraction à une disposition de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, de la Loi sur les valeurs mobilières ou de l'un de leurs règlements. Comme le fardeau de la preuve incombe au syndic, il lui appartient de prouver que le représentant a commis les infractions qui lui sont reprochées. Le syndic informe la personne qui a demandé l’enquête du fait qu’il dépose une plainte disciplinaire.

Dans certains cas, le syndic peut joindre à sa plainte disciplinaire une demande de radiation provisoire immédiate du membre de la CSF.

Tableau synthèse du processus disciplinaire