Responsabilités du courtier/cabinet relativement à la communication de renseignements par la Chambre de la sécurité financière
Vous avez l’opportunité d’accompagner vos conseillers dans le respect de leurs obligations de formation continue.
Consentement du conseiller
Vous aurez accès au dossier de formation continue des conseillers qui auront préalablement consenti à la transmission de leurs informations.
Délégation
Le chef de conformité d’un courtier/ dirigeant responsable d'un cabinet est autorisé à déléguer ses responsabilités, soit l’accès au portail, à d’autres personnes autorisées de son organisation, dans la mesure où l’exercice de leurs fonctions le requiert. Ces personnes autorisées auront les mêmes devoirs et obligations.
Le chef de conformité d'un courtier/ dirigeant responsable d'un cabinet s’engage à maintenir à jour les données des personnes autorisées via le portail de la Chambre de la sécurité financière ou à aviser la Chambre de tout changement affectant leur rôle.
Engagements du courtier/cabinet
Le courtier/cabinet reconnaît le caractère confidentiel des renseignements sur le conseiller qui seront communiqués par la Chambre de la sécurité financière et s’engage notamment à :
- tenir confidentiels les renseignements communiqués et ne pas les communiquer à un tiers ;
- utiliser ces renseignements à des fins de conformité seulement ;
- prendre et appliquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements communiqués et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Le courtier/cabinet s’engage à aviser sans délai la Chambre de la sécurité financière de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité des renseignements communiqués.
Le courtier/cabinet pourra être tenu responsable et devra indemniser pour tout acte, omission, dommage ou perte, direct ou indirect pouvant découler des présentes.