Termes et conditions

Responsabilités du courtier/cabinet relativement à la communication de renseignements par la Chambre de la sécurité financière


Contexte

Dans le cadre de l’exercice de la profession, un conseiller doit faire un certain nombre d’heures de formation continue lui permettant d’obtenir le nombre d’unités de formation continue (« UFC  ») exigées pour la période de référence.

Le courtier/cabinet, dans le cadre de son mandat et dans l’intérêt des clients, souhaite s’assurer du respect des obligations de formation continue obligatoire de ses conseillers.


Consentement du conseiller

L’information se trouvant dans le dossier de formation continue est de l’information personnelle au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Sous réserve de la législation applicable, la Chambre de la sécurité financière (« CSF ») ne peut pas communiquer l’information qu’elle détient à un courtier/cabinet sans avoir obtenu préalablement le consentement du conseiller. À cet effet, le conseiller qui souhaite transmettre l’information relative à ses UFC au courtier/cabinet doit donner son consentement préalablement, afin de permettre à la CSF de transmettre l’information.

Le courtier/cabinet aura accès au dossier de formation continue des conseillers qui auront préalablement consenti à la transmission de l’information.


Durée

Le courtier/cabinet aura accès au dossier de formation du conseiller pendant un cycle d’UFC, jusqu’au 31 décembre 2023, sauf si le conseiller cesse d’être à l’emploi du courtier/cabinet ou s’il révoque son consentement. Le consentement du conseiller pourra être renouvelé à la fin de la période.


Responsabilités du courtier/cabinet

Le courtier/cabinet reconnaît le caractère confidentiel des renseignements sur le conseiller qui seront communiqués par la CSF et s’engage à :

  1. tenir confidentiels les renseignements communiqués et ne pas les communiquer à un tiers;
  2. utiliser ces renseignements à des fins de conformité seulement;
  3. s’assurer que seuls les individus autorisés auront accès à ces renseignements et qu’ils n’en prendront connaissance que dans la mesure où l’exercice de leurs fonctions le requiert;
  4. sensibiliser son personnel aux règles applicables aux renseignements et de s’assurer que toute personne qui aura accès à ces renseignements en respecte la confidentialité;
  5. prendre et appliquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels communiqués et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support;
  6. prendre les mesures nécessaires pour détruire ou retourner à la CSF l’ensemble des renseignements personnels communiqués, et ce, sur demande ou dès la fin de la période.

Le courtier/cabinet s’engage à aviser sans délai la CSF de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité des renseignements communiqués ;

Le courtier/cabinet pourra être tenu responsable et devra indemniser pour tout acte, omission, dommage ou perte, direct ou indirect pouvant découler des présentes, dont une utilisation non conforme de l’information ou la perte de l’information ou la transmission de l’information à un tiers, incluant ses employés ou toute autre personne.

Dans le présent document, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.