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Assurance et planification financière

Mandat écrit obligatoire en assurance collective

Il est important de noter que les obligations liées au mandat écrit en assurance collective s’appliquent au représentant qui exerce en assurance collective s’il fait affaire directement avec le preneur (le client), mais pas à celui qui intervient auprès de ce représentant (ex. : un représentant à l’emploi d’un assureur intervenant auprès du représentant ou de l’actuaire agissant pour le preneur).

Personne-ressource

Le représentant ne doit jamais minimiser l’importance de s’assurer que le client désigne le bon interlocuteur pour discuter avec lui, en son nom.

La personne-ressource désignée doit être celle qui prendra réellement les décisions quant au régime et avec laquelle le représentant déterminera les termes du mandat.

Le bon interlocuteur n’est donc pas nécessairement l’administrateur du régime. Il pourrait s’agir du contrôleur, du président, du vice-président des finances ou du représentant syndical, par exemple. Il est également possible qu’il y ait deux interlocuteurs ou même plusieurs preneurs.

C’est en discutant avec la personne désignée que le représentant sera en mesure de confirmer si elle est habilitée à endosser le rôle de personne-ressource. En cas de doute, il vaut mieux en parler avec le client.

De plus, le représentant devra vérifier si cette personne connaît bien l’assurance collective ou les rentes collectives, selon le cas. En effet, le devoir de conseil et d’information du représentant doit être modulé notamment en fonction des connaissances de son vis-à-vis sur le sujet.

Mandat écrit obligatoire - Instructions

Un représentant qui exerce dans la discipline de l’assurance collective ou dans l’une des catégories de cette discipline (régimes d’assurance collective ou de rentes collectives) et qui souhaite rendre des services ou offrir des produits à un client doit rédiger, dater, signer et remettre un mandat écrit au preneur ou à la personne-ressource désignée par le preneur. Le représentant doit en conserver une copie dans son dossier client, de même que la preuve de la remise du mandat, par exemple la copie signée par le client ou un accusé de réception.

En pratique, le représentant obtient souvent de son client des instructions à l’intention de l’assureur sur différents sujets, par exemple le droit d’accès du représentant aux renseignements sur le régime du client ou le droit de recevoir des commissions. Ces lettres d’instructions du client ne dispensent pas le représentant de son obligation de préparer un mandat écrit conforme à la réglementation.

Même si ces documents d’usage quotidien sont couramment appelés « mandats » (d’étude et de soumission ou de transfert), ils ne peuvent être qualifiés de mandats en vertu de la réglementation puisque ce ne sont en fait que des lettres d’instructions adressées aux assureurs. 

Certaines caractéristiques distinctives des deux formes de document

Lettre d’instructions à l’assureur

Mandat obligatoire 

Implique le client et l’assureur

Implique le client et le représentant

Donne des instructions à l’assureur

Encadre la relation entre le client et le représentant

Est datée et signée par le client

Est daté et signé par le représentant

Est remise à l’assureur

Est remis au client

Bien que les lettres d’instructions à l’assureur et le mandat obligatoire en vertu de la réglementation soient différents, ils sont complémentaires dans l’exécution du mandat donné par le client. Le représentant doit donc, avec le client ou la personne-ressource, vérifier leur cohérence pour s’assurer d’une bonne exécution par toutes les parties.

Étendue du mandat

Trois types de mandat sont habituellement donnés au représentant.

  • Gestion complète
  • Transfert du régime
  • Étude et soumission

En vertu du mandat de gestion complète ou de transfert du régime, le représentant devient responsable du dossier. Il pourra obtenir de l’assureur tous les renseignements nécessaires à l’étude du régime en vigueur, négocier avec l’assureur lors de la réception des avis de renouvellement, faire ses recommandations en ce sens au client et recevoir les commissions de l’assureur.

Le mandat d’étude et de soumission, quant à lui, permet au représentant qui n’a pas cette responsabilité de gestion de consulter le dossier du client assuré aux fins d’analyse du régime et de demandes de soumissions à des assureurs.

Contenu du mandat

Le mandat doit comprendre au moins les éléments suivants :

  • Identification du preneur et de la personne désignée à titre de personne-ressource
  • Nature et étendue du mandat, notamment…
    • L’analyse des besoins financiers (ABF)
    • Dans le cas d’un appel d’offres portant sur un ou des produits, une comparaison des garanties, incluant les coûts et les divergences observées
    • Dans le cas d’un renouvellement, la description du régime existant et l’analyse de l’expérience du groupe

Le mandat ne peut stipuler que le preneur est tenu de se procurer un produit ou un service financier. La durée du mandat peut être indiquée, mais ce n’est pas un élément obligatoire.

Si, en dehors de la commission versée par l’assureur, le représentant exige une rémunération de la part de son client (ex. : honoraires, frais pour services rendus, etc.), il doit également divulguer par écrit à son client, avant ou lors de sa prestation de service… 

  • la rémunération demandée;
  • le fait qu’il reçoit une autre rémunération, quelle qu’en soit la forme, notamment une commission, un partage de commission ou tout autre avantage auquel il a droit pour les produits qu’il lui vend ou les services qu’il lui rend;
  • le nom du copartageant, le cas échéant.

Cette divulgation n’a pas à être incluse dans le mandat; elle peut faire l’objet d’un document séparé. Le mandat constitue par contre une bonne façon de combiner les deux exigences de conformité.

Pour plus de détails au sujet des renseignements à divulguer sur la rémunération, consultez l’outil Mandat obligatoire en assurance collective de personnes.          

Révocation du mandat existant

Il y a révocation d’un mandat en cours s’il y a une mention claire à cet effet dans un nouveau mandat, ou si l’ancien représentant est informé de la révocation de son mandat et que le nouveau mandat porte sur les mêmes éléments que le mandat précédent. 

Mandat écrit obligatoire en planification financière

Lorsque le représentant rend des services de planification financière, il doit faire signer, dans tous les cas, un mandat écrit à son client.

L’obligation de rédiger un mandat est applicable autant aux planifications financières partielles que complètes. Même si un client ne demande le service que pour l’un des sept domaines de la planification financière, le planificateur financier devra rédiger un mandat.

Contenu du mandat

Le mandat écrit doit, au minimum, comprendre les éléments suivants :

  • Nature et étendue du mandat
  • Estimation du nombre d'heures requises pour exécuter le mandat
  • Toutes les disciplines ou catégories de disciplines dans lesquelles le planificateur financier est autorisé à agir, et description des produits et services financiers susceptibles d'être offerts dans l'exécution du mandat
  • Signature du client attestant l'acceptation du mandat

Le planificateur financier doit également divulguer par écrit au client, avant ou lors de sa prestation de service… 

  • la rémunération demandée;
  • le fait qu’il reçoit une autre rémunération, quelle qu’en soit la forme, notamment une commission, un partage de commission ou tout autre avantage auquel il a droit pour les produits qu’il lui vend ou les services qu’il lui rend;
  • le nom du copartageant, le cas échéant.

Cette divulgation n’a pas à être incluse dans le mandat; elle peut faire l’objet d’un document séparé. Le mandat constitue par contre une bonne façon de combiner les deux exigences de conformité.

De plus, ce mandat ne peut stipuler que le client est tenu de se procurer un produit ou un service financier.

Enfin, il doit être daté et signé par le planificateur financier et remis au client. Il faut rappeler l’importance de conserver dans le dossier client une preuve de la remise du mandat, comme une copie signée par le client ou un accusé de réception.