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« L'obligation de confidentialité à l'ère du numérique », magazine Sécurité financière, vol. 37, no 4, septembre-octobre 2012, p. 16-19.

Formations

3 conseillers, une réalité : la conformité (no 18653)

Dans cette activité de formation, il est question, entre autres, du partage de dossier, du partage d'information, du partage de commissions, des devoirs et obligations propres à chaque discipline et de la conservation des dossiers.

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Questions fréquentes

Les dossiers et registres tenus doivent-ils être conservés dans un classeur verrouillé ainsi que dans une pièce fermée à clé?

La règle générale veut que les dossiers soient conservés dans un lieu sûr et sécuritaire. Ce lieu ne doit donc pas être accessible facilement, autrement que par les personnes autorisées.

Évidemment, il faut également s’assurer que ces dossiers seront facilement repérables, dans un délai raisonnable, lorsqu’une personne dûment autorisée souhaite y avoir accès.

Ainsi, conserver les dossiers dans des classeurs fermés à clé dans une pièce verrouillée constitue une bonne façon de remplir ces obligations.

Toutefois, toute autre méthode sûre et sécuritaire permettant d’atteindre le même objectif serait tout aussi acceptable.

Qu’en est-il de la conservation des dossiers électroniques?

En matière de dossiers électroniques, la même règle que celle relative aux dossiers physiques s’applique, dans la mesure où il faut s’assurer que leur mode de conservation est sûr et sécuritaire.

Cela suppose que les renseignements soient conservés de façon à ce que personne, autre qu’une personne dûment autorisée, n’y ait accès.

De plus, il faut s’assurer que ces renseignements ne peuvent pas être falsifiés ou détruits involontairement.

L’utilisation d’un code d’accès, d’un logiciel antivirus et la protection de l’accès au réseau constituent des exemples permettant l’atteinte de ces objectifs.

Doit-on posséder un classeur pour chaque type de registre ou de dossier tenu?

Un principe essentiel en matière de conservation de dossiers veut que ceux-ci soient conservés de façon à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés dans un délai raisonnable.

Cela implique l’utilisation d’une méthode de classement efficace permettant de retracer chaque type de dossier ou de registre.

Le recours à l’utilisation d’un classeur distinct pour chaque type de dossier, jumelé à une codification adéquate, pourrait donc s’avérer efficace même si rien ne l’oblige.

Astuces

Conserver ses dossiers plus longtemps peut s'avérer très utile

Même si les règles de tenue de dossiers exigent de conserver les dossiers, les livres et les registres pendant une période de cinq ans, il peut être judicieux de les conserver plus longtemps.

Il ne faut pas perdre de vue que ces dossiers constituent l’historique de vos relations avec vos clients. Ils pourraient donc devenir un moyen de défense de taille en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la CSF sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles peuvent survenir à n’importe quel moment.

L’utilisation d’un support informatique vous permettrait de conserver sur de longues périodes tous vos dossiers et d’économiser ainsi de l’espace.

Il est permis d'adopter des règles plus exigeantes

N’oubliez pas que rien n’empêche de prévoir des règles plus exigeantes que celles du Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome, du Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres et de la Loi sur la distribution de produits et services financiers. Ceux-ci ne prévoient que les règles minimales.

À titre de représentant autonome, vous pouvez donc adopter des règles supplémentaires. Si vous exercez vos activités pour le compte d'un cabinet ou d’une société autonome, informez-vous pour savoir si d’autres règles relatives à la tenue de dossiers et à la conservation de registres existent au sein du cabinet ou de la société.

Par mesure de prudence...

Par mesure de prudence, il est recommandé de consigner et de conserver au dossier toute mention qui pourrait vous servir d’aide-mémoire en cas de besoin.

Par exemple, il pourrait s’agir de notes prises lors d’une conversation téléphonique avec votre client ou d’une copie des courriels échangés.

Vous pourriez également noter la date, l’heure, la durée, le lieu ainsi que le contenu de ces échanges afin d’être en mesure de mieux vous en souvenir.

D’ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la relation client pourrait faciliter l’organisation de vos communications et améliorer la qualité des services que vous offrez à vos clients.

N'oubliez pas...

N’oubliez pas que rien n’empêche de prévoir des règles plus exigeantes que celles du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d'inscription. Celui-ci ne prévoit que les règles minimales. Assurez-vous de connaître les règles du courtier auquel vous êtes rattaché. Il est possible qu’il impose des règles plus exigeantes relativement à la tenue de dossiers et à la conservation de registres.

Même si les règles...

Même si les règles de tenue de dossiers exigent de conserver les dossiers, les livres et les registres pendant une période de sept ans, il peut être judicieux de les conserver plus longtemps.

Il ne faut pas perdre de vue que ces dossiers constituent l’historique de vos relations avec vos clients. Ils pourraient donc devenir un moyen de défense de taille pour vous en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la CSF sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles peuvent survenir à n’importe quel moment.

L’utilisation d’un support informatique vous permettrait de conserver sur de longues périodes tous vos dossiers et d’économiser ainsi de l’espace.

Le recours à un spécialiste...

Le recours à un spécialiste du classement de documents, à un archiviste ou même à un logiciel de classement de données pourrait s’avérer judicieux. 

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CSF
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Conservation

Conservation des dossiers

Période de conservation

La période de conservation obligatoire des dossiers clients par le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome varie selon la nature des dossiers. Le représentant doit donc se reporter à la réglementation applicable à la discipline dans laquelle il exerce pour connaître cette période.

Assurance et planification financière
Épargne collective et plans de bourses d’études

Méthode de conservation

Rappelons que, pendant la période de conservation, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome doit prendre toutes les mesures nécessaires pour contrer la perte, le vol, la destruction ou la falsification des données, qu’elles soient conservées sur support informatique ou autrement.

De plus, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome doit prendre des mesures permettant de trouver un dossier client dans un délai raisonnable, notamment lorsqu’une personne autorisée par la loi souhaite le consulter. Cela exige donc d’avoir un système de classement et de repérage adéquat.

Dossiers en format papier

La règle générale veut que les dossiers soient conservés par le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome dans un lieu sûr. Ce lieu ne doit donc pas être accessible facilement, sauf par les personnes autorisées. À cet égard, un cabinet ou une société autonome doit s’assurer que ses représentants ne puissent avoir accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs activités.

Conserver les dossiers dans des classeurs fermés à clé dans une pièce verrouillée constitue donc une bonne façon de remplir cette obligation. Mais toute autre méthode sécuritaire permettant d’atteindre le même objectif serait également acceptable.

Quant à l’obligation relative au repérage, le recours par le représentant à un classeur distinct pour chaque type de dossier, jumelé à une codification adéquate, pourrait donc s’avérer efficace pour trouver rapidement un dossier, quoique d’autres systèmes de codification puissent aussi être efficaces. 

Dossiers électroniques

En matière de dossiers électroniques, la même règle que celle touchant les dossiers physiques s’applique, en ce sens qu’il faut veiller à ce que la méthode de conservation soit sûre.

Cela suppose que le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome conserve les renseignements de façon que personne, hormis une personne dûment autorisée, n’y ait accès.

De plus, il faut s’assurer que ces renseignements ne peuvent pas être détruits involontairement ou falsifiés. La section Utilisation des technologies de l’information contient plus de détails à ce sujet. 

Quant à l’obligation relative au repérage, elle implique l’utilisation d’une méthode de classement efficace permettant de retracer chaque dossier ou registre dans un délai raisonnable.

Destruction des dossiers

Il n’est pas possible ni même souhaitable de conserver indéfiniment tous les dossiers d’un client. Il est donc prévu qu’après la période de conservation obligatoire des dossiers, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome puisse les détruire en respectant certaines conditions.

Attention ! Il faut utiliser un procédé qui garantisse la confidentialité et la sécurité des renseignements qu’ils contiennent.

Le déchiquetage demeure la meilleure méthode de destruction des documents confidentiels. Lorsqu’il n’est pas possible de les déchiqueter, le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome doit les entreposer dans un endroit fermé à clé et les confier à une entreprise spécialisée dans la récupération de papier, qui possède l’infrastructure nécessaire pour la destruction des documents sans danger de fuite de renseignements. Il faut alors obtenir l’engagement de l’entreprise à respecter le caractère confidentiel des documents qui lui sont confiés.

Le site Web de la Commission d’accès à l’information du Québec contient plus d’information au sujet de la destruction sécuritaire des documents contenant des renseignements personnels.

Astuces

Conserver ses dossiers plus longtemps peut s'avérer très utile

Il peut être judicieux pour le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome de conserver les dossiers, livres et registres plus longtemps que la période minimale réglementaire.

Il ne faut pas perdre de vue que ces dossiers constituent l’historique des relations avec les clients. Ils pourraient donc constituer un moyen de défense de taille pour le représentant en cas de conflit, d’autant plus que les procédures devant le comité de discipline de la CSF sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas limitées dans le temps.

L’utilisation d’un support informatique permet de conserver tous ses dossiers clients pendant de longues périodes tout en économisant de l’espace.

Il faut prendre des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels conservés. Ces mesures doivent être raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité, de la finalité, de la quantité, de la répartition et du support des renseignements personnels.

Les dossiers inactifs pourraient par exemple être classés séparément des dossiers actifs et leur accès pourrait être plus restreint.

Il est permis d'adopter des règles plus exigeantes

La réglementation qui encadre la conservation des dossiers et registres établit les règles minimales.

Un cabinet, un courtier, une société ou un représentant autonome peut donc adopter des règles plus exigeantes. Le représentant qui exerce ses activités pour le compte d'un cabinet ou d’une société autonome doit s’informer des exigences fixées par ce cabinet ou cette société relativement à la tenue et à la conservation des dossiers et registres.

Le recours à un spécialiste…

Le recours à un spécialiste du classement de documents, à un archiviste ou même à un logiciel de classement de données pourrait s’avérer judicieux.