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Le recours à un spécialiste...

Le recours à un spécialiste du classement de documents, à un archiviste ou même à un logiciel de classement de données pourrait s’avérer judicieux. 

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Accès

Certains principes doivent guider les pratiques du représentant en ce qui concerne l’accès au dossier client :

  • Une personne autorisée peut avoir accès aux renseignements contenus dans un dossier client que le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome détient; cet accès ne peut lui être refusé, sauf dans les cas d’exception précisés ci-dessous.
  • Une personne autorisée peut faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet contenu dans un dossier client que le cabinet, le courtier, la société ou le représentant autonome détient, et peut aussi faire supprimer un renseignement périmé ou non justifié par l’objet du dossier.

Accès gratuit

L’accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit.

Toutefois, la personne qui détient le dossier peut exiger du client le paiement de frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.

Dans ce cas, il faut informer le demandeur du montant approximatif exigible avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements.

Celui qui détient le dossier faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification par une personne autorisée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Personnes autorisées

Une demande d’accès ou de rectification au dossier client ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité, à titre de :

  • Client concerné
  • Représentant légal du client
  • Titulaire de l’autorité parentale même si le client mineur est décédé

La demande d’accès au dossier doit également être considérée lorsqu’elle provient de l’une des personnes suivantes :

  • Héritier du client
  • Successible du client                    
  • Liquidateur de la succession du client
  • Bénéficiaire de l’assurance-vie ou de l’indemnité de décès du client

Mais dans ces derniers cas, la communication des renseignements personnels du client n’est possible que si cette communication met en cause les intérêts et les droits du demandeur.

Les renseignements contenus au dossier client peuvent aussi être communiqués sans le consentement du client dans certaines situations, détaillées dans la section Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels.

Exceptions au droit d’accès

Le cabinet, la société ou le représentant autonome peut refuser de divulguer à un client un renseignement personnel le concernant qui figure dans son dossier client lorsque la divulgation du renseignement :

  • risquerait vraisemblablement de nuire à une enquête menée par un service de sécurité interne ou externe ayant pour objet de prévenir, détecter ou réprimer un crime ou des infractions à la loi;
  • risquerait vraisemblablement d’avoir un effet sur une procédure judiciaire; ou
  • révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l’existence d’un tel renseignement et serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, sauf si ce dernier consent ou s’il s’agit d’un cas d’urgence parce que la vie, la santé ou la sécurité du client est en danger.

La section Renseignements personnels contient des précisions sur cette notion.