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SIGNATURE

Apposer sa signature sur un document a pour effet de le valider ou de l’officialiser, d’en affirmer l’exactitude, ou encore d’en assumer la responsabilité.

C’est donc un geste lourd de sens sur les plans juridique et déontologique. Faire entorse aux règles en la matière peut avoir de sérieuses conséquences.

Signature à titre de représentant

En signant à titre de représentant un formulaire ou un autre type de document, le représentant certifie avoir rempli ses obligations professionnelles et engage sa responsabilité à plusieurs égards.

Exemples de situation où le représentant ne peut signer à ce titre un formulaire ni aucun autre document… 

  • Il n’a pas de droit de pratique dans la discipline visée par la demande du client.
  • Il n’a pas rencontré le client, en personne ou à l’aide des technologies de l’information.
  • Il n’a pas vérifié l’exactitude des renseignements apparaissant sur le formulaire ou le document.
  • Il n’a pas validé la convenance du produit souscrit à l’aide du formulaire ou du document.

Une série de devoirs incombent au représentant et en apposant sa signature à ce titre sur un document, il atteste les avoir dûment remplis.

Signature à titre de témoin

Lorsque le représentant atteste la signature d’une personne à titre de témoin, il certifie qu’il a personnellement confirmé l’identité de la personne et qu’il l’a vue signer le document. Cela signifie que le représentant était présent lorsque cette personne a signé le document ou qu’il a utilisé une technologie lui permettant de voir la personne signer. Dans le cas contraire, le représentant commet une infraction déontologique et fait une fausse déclaration car par sa signature, il atteste une chose dont il n’a jamais eu personnellement connaissance, ce qui constitue un manque d’intégrité.

Les dangers du non-respect des obligations à cet égard sont bien réels, tant pour le représentant que pour le client, et le représentant pourrait être tenu responsable des problèmes qui s’ensuivraient. Par exemple, la signature du client pourrait avoir été falsifiée ou les renseignements dont le représentant doit authentifier l’exactitude pourraient être faux. Ou encore, une personne mal intentionnée pourrait faire une demande de transaction à la place du client et lui porter ainsi préjudice.

Si le document exige la signature d’un témoin et que le représentant ne peut signer à ce titre, une autre personne présente lors de la signature pourrait le faire. Dans cette situation, le représentant doit obtenir les coordonnées de cette personne et les ajouter au dossier client.

Signature électronique

La section Utilisation des technologies de l’information donne tous les détails concernant la possibilité pour le représentant d’utiliser la signature électronique.

Falsification de signature

Imiter la signature de quelqu’un est un geste grave qui ternit indéniablement l’image de la profession et qui entraîne la plupart du temps une sanction de radiation. En cette matière, la règle est claire : en aucun cas le représentant ne peut imiter la signature de son client. Cette pratique met en cause l’intégrité du représentant et peut ouvrir la porte à la fraude.

Pour rendre service à son client, un représentant peut être tenté de signer des documents à sa place, parfois même à sa demande, par exemple s’il a oublié de signer à un endroit prévu. Le représentant doit savoir que s’il signe à la place de son client, son geste peut avoir de graves répercussions pour lui, car quelles que soient les explications qu’il pourrait fournir au syndic ou au comité de discipline en cas de plainte, elles pourront difficilement excuser ce manquement à ses obligations déontologiques.

Bien que les intentions puissent être bonnes, rien ne justifie la contrefaçon de signature, c’est-à-dire même si le représentant :

  • est de bonne foi;
  • agit pour faire économiser du temps à son client;
  • veut rendre service à son client;
  • veut éviter des déplacements à son client.

Le représentant doit garder en tête que la plupart des clients apprécieront son intégrité et seront rassurés de faire affaire avec un représentant de confiance, même s’ils doivent faire une démarche supplémentaire pour signer un document.

Autres infractions

Les gestes suivants constituent également des infractions déontologiques en lien avec la signature :

  • Photocopier la signature du client
  • Laisser une personne imiter la signature de quelqu’un
  • Modifier ou ajouter la date ou le lieu de la signature après celle-ci
  • Utiliser ou conserver dans un dossier client un formulaire signé en blanc

Dénonciations

La faute du représentant peut apparaître lors d’une vérification menée par un fournisseur de produits financiers ou d’assurance ou par l’Autorité des marchés financiers, dans le cadre d’une enquête de la Chambre de la sécurité financière, ou elle peut faire l’objet d’une dénonciation d’un client mécontent, d’un collègue ou d’un concurrent. 

ASTUCE

Afin d’éviter les oublis, le représentant devrait noter, préalablement à la rencontre avec son client, les différents endroits où une signature est requise dans le formulaire. En cas d’oubli, il devra entreprendre les démarches nécessaires pour que le client signe le document.