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Le top 10 des manquements disciplinaires en 2012

« Le top 10 des manquements disciplinaires en 2012 » , magazine Sécurité financière, vol. 38, no 2, avril-mai 2013, p. 16-20.

L'importance de bien noter ses communications au dossier client

« L'importance de bien noter ses communications au dossier client » , magazine Sécurité financière, vol. 36, no 5, novembre-décembre 2011, p. 16-17.

Le compte séparé démystifié

« Le compte séparé démystifié », magazine Sécurité financière, vol. 37, no 1, janvier-février-mars 2012, p. 14-15.

Formations

L'encadrement professionnel du conseiller en sécurité financière (no 24735)

Cette activité de formation fait partie du programme Les concepts en assurance de personnes. Elle traite de la mission et du rôle de la CSF, des exigences réglementaires et déontologiques (notamment en matière d'analyse de besoins financiers et de vente de produits) et de l'industrie de l'assurance de personnes. Elle décrit les étapes importantes pour mener une analyse de besoins rigoureuse et aborde le remplacement de contrat, le dossier client, les titres autorisés et interdits, le partage de commission, etc.

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Obligations générales

Les normes encadrant la tenue de dossiers et de registres sont destinées à protéger à la fois les intérêts de vos clients et les vôtres.

L’objectif de ces normes est simple : elles visent la conservation sécuritaire et efficace des renseignements détenus sur les clients selon une méthode de classement et de repérage appropriée.

La quantité de renseignements recueillis et conservés par les cabinets, les sociétés autonomes et les représentants autonomes est souvent considérable. De ce fait, adopter des pratiques de tenue de dossiers adéquates ainsi qu’une méthode de classement appropriée peut être un excellent moyen de gagner du temps et d’accroître votre efficacité professionnelle.

De surcroît, cela peut constituer un avantage concurrentiel, en vous permettant d’améliorer la qualité des services offerts à votre clientèle, d’effectuer un suivi efficace et professionnel avec vos clients et de vous protéger adéquatement en cas de malentendu ou de conflit.

Que vous exerciez vos activités professionnelles pour un cabinet ou pour une société, ou si vous êtes un représentant autonome, il est important de bien connaître et d’appliquer la réglementation qui régit votre domaine de pratique en matière de tenue de dossiers.

Les règles de tenue de dossiers ont pour objectif la conservation sécuritaire et adéquate des renseignements personnels détenus sur les clients. Elles prévoient notamment que les cabinets, les sociétés autonomes et les représentants autonomes doivent tenir des dossiers sur certaines matières, assurer leur sécurité et maintenir les renseignements à jour lorsque nécessaire. Elles prévoient aussi qu’il n’est possible de transmettre de renseignements que si le client y consent ou si une disposition d’une loi ou d’une ordonnance d’un tribunal l’exige.

En plus de ces règles générales, le Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière prévoit d’autres obligations qui s’appliquent directement aux représentants, telles que l’obligation de conserver le secret des renseignements obtenus de leurs clients ainsi que celle d’utiliser leurs renseignements uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Pour plus de détails à ce sujet, veuillez consulter la section Renseignements personnels.

Même si certaines règles de tenue de dossiers s’adressent directement aux cabinets, aux sociétés autonomes ainsi qu’aux représentants autonomes, il est important pour tout représentant de bien les connaître et de s’y familiariser.

En tant que représentant, vous êtes probablement la personne qui, en première ligne, doit s’assurer de consigner tous les renseignements utiles et nécessaires à la tenue des dossiers clients. En effet, c’est souvent le représentant qui transmettra ensuite les renseignements au cabinet ou à la société autonome, selon le cas. De plus, le cabinet ou la société auquel vous vous rattachez possède probablement ses propres politiques de tenue de dossiers. Vous devrez alors vous y conformer, d’où l’importance de bien les connaître.

Les règles de tenue de dossiers

La Loi sur la distribution de produits et services financiers, le Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome et le Règlement sur la tenue et la conservation des livres et registres établissent les règles de tenue de dossiers. Ils ont pour objectif d’encadrer les cabinets, les sociétés autonomes et les représentants autonomes de façon à ce que ceux-ci :

  • tiennent un dossier de renseignements à l’égard de chaque client;
  • prennent toutes les mesures nécessaires pour contrer la perte, la destruction ou la falsification des données, qu’elles soient conservées sur support informatique ou autrement;
  • prennent des mesures permettant de fournir, dans un délai raisonnable, les renseignements se trouvant dans un dossier client lorsqu’une personne autorisée par la loi souhaite les consulter. Cela exige d’avoir un système de classement et de repérage adéquat.
Quels sont les dossiers à tenir?

Il est essentiel pour un cabinet, une société ou un représentant autonome de tenir les dossiers suivants :

Pour plus de détails concernant le contenu des dossiers clients ainsi que chacun des registres mentionnés ci-dessus, veuillez consulter la section Contenu.

* La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes exige que les cabinets, les sociétés autonomes et les représentants autonomes se dotent d’une politique de conformité et qu’ils tiennent certains dossiers. Pour plus de renseignements, consultez la section Lutte au blanchiment d'argent

Les règles de tenue de dossiers

Le courtier pour lequel vous exercez vos activités doit tenir, en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières et du Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription, des dossiers sur différentes matières.

Actuellement, toute personne inscrite (comme un courtier) qui fait des affaires au Québec doit respecter les exigences établies dans ledit Règlement 31-103. Par contre, rien n’empêche cette personne d’adopter des normes de tenue de dossiers plus exigeantes que celles qui sont prévues dans ce règlement.

En tant que professionnel, si vous exercez vos activités pour un courtier qui possède ses propres normes de tenue de dossiers, il est important de les connaître et de les respecter.

Quels sont les dossiers à tenir?

Le courtier pour lequel vous exercez vos activités doit également respecter certaines obligations en matière de tenue de dossiers.

Bien que ces obligations s’adressent principalement aux courtiers (ou sociétés inscrites), en pratique, une grande partie des dossiers clients est constituée par vous-même puisque c’est vous qui êtes en relation directe avec les clients.

Les dossiers que doit tenir le courtier sont les suivants :

Pour plus de details concernant le contenu des différents dossiers mentionnés ci-dessus, veuillez consulter la section Contenu.

*Il est à noter qu’en ce qui concerne les dossiers sur les relations avec les clients, tous les courtiers doivent se doter d’une politique de traitement des plaintes et tenir un dossier pour chaque plainte reçue. Pour plus de renseignements, consultez le site Internet de l’AMF.

**La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes exige que les courtiers se dotent d’une politique de conformité et qu’ils tiennent certains dossiers.

Pour plus de renseignements sur le programme de conformité ainsi que sur les dossiers à tenir, consultez la section Lutte au blanchiment d'argent.