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Vos obligations

Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadre la protection des renseignements personnels que vous détenez sur vos clients.

De plus, le Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière ainsi que le Règlement sur la déontologie dans les disciplines de valeurs mobilières définissent les règles de pratique concernant la confidentialité des renseignements que vous détenez sur vos clients.

Toutefois, saviez-vous que la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes prévoit une exemption de poursuite civile ou criminelle lorsqu’une personne transmet de bonne foi des informations se rapportant à des soupçons de recyclage des produits de la criminalité ou de financement des activités terroristes?

En effet, cette loi prévoit une exemption au devoir de confidentialité dans les cas où vous transmettez certaines informations au CANAFE. Il s’agit d’ailleurs d’une exception essentielle à l’atteinte des objectifs en matière de blanchiment d’argent et de financement des activités terroristes. Vous pouvez donc transmettre les informations requises sans porter atteinte aux règles de pratique en matière de confidentialité.

Pour plus de renseignements sur le devoir de confidentialité, consultez la section Renseignements personnels sur les normes de pratique en matière de protection des renseignements personnels.

Loi sur le recyclage

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes a pour principaux objectifs de :

  • créer et mettre en œuvre des mesures permettant de détecter et de décourager les criminels;
  • faciliter les enquêtes et les poursuites en vertu de cette loi;
  • créer des obligations de tenue de documents et d’identification des clients permettant de détecter les opérations douteuses;
  • constituer un « régime de déclaration obligatoire des opérations financières douteuses et des mouvements transfrontaliers d’espèces et d’effets »;
  • créer un organisme, soit le CANAFE, responsable de l’examen de ces renseignements;
  • livrer une lutte au crime organisé en fournissant aux responsables les renseignements leur permettant de priver les criminels du produit de leurs activités illicites.
Quelles sont les mesures à prendre?

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes prévoit une série de mesures permettant de contrer les tentatives de blanchiment d’argent dans le secteur financier.

Ainsi, de façon générale, toute personne ou toute entité qui œuvre dans le domaine des assurances et des valeurs mobilières doit :

  • mettre en place une politique de conformité à cette loi;
  • surveiller l’application de cette politique de conformité;
  • suivre une formation continue sur la conformité.
  • avoir un programme de conformité 

    La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes mentionne que les personnes ou entités visées par cette loi doivent mettre en place un programme de conformité adapté à leurs besoins dont l’objectif est d’assurer le respect des exigences qui y sont prévues.

    Ce programme de conformité doit comporter les cinq éléments suivants :

    • la nomination d’un agent de conformité responsable de la mise en œuvre du programme;
    • l’élaboration et la mise en application de mesures et de politiques de conformité qui doivent être consignées par écrit et mises à jour, lorsque nécessaire;
    • l’évaluation des risques liés à votre pratique. Lorsque le risque est élevé, il faut prévoir l’élaboration de mesures spéciales de surveillance de ces opérations à risque;
    • l’examen des mesures et des politiques élaborées tous les deux ans ou aussitôt que nécessaire afin d’en évaluer l’efficacité;
    • l’instauration d’un programme écrit de formation continue en matière de conformité à l’intention des employés et des mandataires adapté à leur situation.
  • faire des déclarations au CANAFE 

    Dans l’exercice de vos activités, il est important de déclarer au CANAFE les éléments suivants :

    • toute opération en espèces importante de 10 000 $ et plus dans les 15 jours ouvrables suivant ladite opération. Il faut également déclarer deux opérations en espèces ou plus de moins de 10 000 $ chacune qui totalisent 10 000 $ ou plus si elles ont été effectuées sur une période de 24 heures consécutives;
    • toute opération en espèces importante provenant de l’étranger ou à destination de l’étranger;
    • toute opération douteuse ou toute tentative douteuse dans les 15 jours ouvrables suivant cette opération ou cette tentative;
    • un rapport sur les biens que votre organisation détient aussitôt qu’elle a des raisons de croire qu’ils appartiennent à un terroriste ou à un groupe terroriste.

    Si vous exercez votre profession pour le compte d’un courtier, il est également important de vérifier l’identité de toute personne qui ouvre un compte de courtage, et ce, avant que toute opération soit effectuée sur ce compte.

    De plus, le courtier a la responsabilité de vérifier l’identité de toute personne qui sera autorisée à donner des instructions sur ce compte.

    Par ailleurs, il est important de souligner que ces obligations de déclaration ne sont pas exhaustives. Si vous êtes un représentant et que vous travaillez pour une institution financière ou pour un cabinet, il se peut que votre employeur ait des exigences plus poussées qu’il est également important de connaître et d’appliquer.

    Procédure à suivre

    C’est par le biais de formulaires que le CANAFE rend disponibles sur son site Internet que vous devez faire ces déclarations. Vous y trouverez notamment :

    • le formulaire de déclaration d’opérations douteuses;
    • le formulaire de déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste;
    • le formulaire de déclaration d’opérations importantes en espèces.

    Lorsque survient une situation nécessitant de faire une déclaration au CANAFE, il est important de sélectionner le formulaire approprié et de remplir les champs obligatoires marqués d’un astérisque.

    En ce qui concerne les autres champs qui ne sont pas marqués d’un astérisque, vous devez faire preuve de diligence raisonnable pour fournir les renseignements demandés. Par exemple, il faudra prendre des mesures raisonnables pour obtenir les renseignements concernant les points suivants :

    • l’opération ou la tentative d’opération ainsi que la répartition des fonds qui a été effectuée;
    • la personne qui a effectué l’opération ou celle pour le compte de qui elle l’a effectuée;
    • les raisons qui ont éveillé vos soupçons et les mesures qui ont été prises, s’il y a lieu.
Sanctions en cas de non-respect

Il est important de savoir que les normes du CANAFE sont impératives et que des sanctions pénales ou administratives peuvent être imposées à une personne qui ne s’y conforme pas.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes encadre la tenue de certains dossiers par tout assureur-vie qui doit faire des déclarations au CANAFE. Concrètement, l'assureur-vie doit maintenir des dossiers contenant les éléments suivants :

  • les relevés d’opérations importantes en espèces;
  • des dossiers clients;
  • une copie des registres officiels des personnes morales;
  • une copie des déclarations d'opérations douteuses;
  • un document concernant les bénéficiaires effectifs.

À titre de représentant, vous êtes probablement la personne qui, en première ligne, doit s’assurer de consigner tous les renseignements utiles et nécessaires à la tenue de dossiers conformément à la loi.

De plus, il est important de savoir que l’institution à laquelle vous vous rattachez a probablement une politique bien établie sur la tenue de dossiers. En tant que professionnel, il est donc important de la connaître et de l’appliquer.

Relevés d’opérations importantes en espèces
  • Que doivent contenir les relevés d'opérations importantes en espèces?

    Un relevé d’opération importante en espèces doit contenir les éléments suivants lorsqu’un client verse une somme de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération :

    • le nom de la personne qui a remis cette somme;
    • son adresse, sa date de naissance ainsi que sa profession;
    • la date et la nature de l’opération;
    • le numéro et le type de chaque compte touché par l’opération, le nom du titulaire du compte ainsi que la devise dans laquelle l’opération a été effectuée;
    • le détail de l’opération et son objet;
    • la manière dont la somme a été reçue;
    • le montant et la devise de la somme reçue;
    • la vérification de l’identité de toute personne qui effectue cette opération;
    • la déclaration relative à un tiers signée par le client si celui-ci agit pour le compte d’un tiers.

    Il faut également déclarer deux opérations en espèces ou plus de moins de 10 000 $ chacune qui totalisent 10 000 $ ou plus si elles ont été effectuées sur une période de 24 heures consécutives.

  • La personne qui remet l'argent agit-elle pour le compte d'un tiers?

    Chaque fois qu’un relevé d'opération importante en espèces est tenu, il faut prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne qui remet cette somme agit pour le compte d'un tiers.

    De plus, lorsqu'un client achète une rente ou une police d'assurance-vie et qu’une somme de 10 000 $ ou plus est versée en espèces, il faut déterminer s'il agit pour un tiers. S’il y a lieu de croire qu’il agit effectivement pour un tiers, il est important de recueillir les renseignements prévus au règlement sur ce tiers ainsi que sur le lien entre ce tiers et le client. 

    Il s’agit notamment de recueillir les renseignements suivants :

    • le nom du tiers, son adresse et la nature de son entreprise principale ou de sa profession;
    • si le tiers est une personne, sa date de naissance;
    • si le tiers est une personne morale, son numéro de constitution et le lieu de délivrance de son certificat de constitution.
  • Qui sont les véritables bénéficiaires de la transaction? 

    Lorsqu’un client est une personne morale, il faut non seulement confirmer l’existence de cette personne, mais également prendre les mesures nécessaires pour déterminer qui sont les bénéficiaires effectifs de cette entité. Un bénéficiaire effectif est une personne qui risque de bénéficier de la transaction, par exemple un administrateur ou un actionnaire.

    Lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir les renseignements concernant les bénéficiaires effectifs, il faut conserver un document qui en explique les raisons.

    Lorsque vous recevez une somme de 10 000 $ ou plus en espèces pour l’achat d’une rente ou d’une police d'assurance-vie, il faut tenir un dossier et y consigner les renseignements suivants :

    S’il s’agit d’une personne morale :

    • les nom et profession de tous les administrateurs;
    • les nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de ses actions.

    S’il s’agit d’une entité autre qu'une personne morale :

    • les nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de celle-ci.
  • Dans quelles situations êtes-vous exempté de produire un tel relevé?

    Vous n’êtes pas tenu de produire un relevé d’opération importante en espèces dans les situations suivantes, entre autres :

    • à l'achat d'une police qui est une police exonérée (une police émise aux fins de protection et non de placement important);
    • à l'achat d'une police d'assurance-vie collective sans valeur de rachat, ni composante épargne;
    • à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou du produit d'une police d'assurance-vie collective;
    • à l'achat d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
    • pour un régime enregistré, y compris un compte de régime de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif, un régime enregistré d'épargne-études et n'importe quel autre régime enregistré;
    • à l'ouverture d'un compte si le titulaire du compte ou le constituant est un fonds de pension régi par une loi fédérale ou provinciale;
    • pour une opération effectuée lors d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés. 

    De plus, vous n’êtes pas tenu de produire un relevé d’opération importante en espèces dans les cas où la somme provient d’une entité financière (lorsque la remise est faire par l'institution), telle que :

    • une banque;
    • une coopérative d’épargne et de crédit;
    • une caisse populaire;
    • un service provincial ou fédéral;
    • une ville ou un corps municipal incorporé.

    Pour plus de renseignements, consultez les lignes directrices de CANAFE.

Dossier client
  • Quand et comment devez-vous tenir un dossier client? 

    Lorsqu’un client verse 10 000 $ et plus pour souscrire une rente ou une police d’assurance-vie, il y a lieu de tenir un dossier client, et ce, peu importe le mode de paiement utilisé.

    Toutefois, lorsque la somme versée n’est pas en espèces, il n’est pas nécessaire d’effectuer un relevé d’opération importante en espèces.

    Les dossiers clients doivent contenir les éléments suivants :

    S’il s’agit d’une personne physique :

    • son nom, son adresse ainsi que sa date de naissance;
    • son occupation principale ou sa profession;
    • le numéro de la pièce d’identité utilisée pour l’identifier.

    S’il s’agit d’une personne morale :

    • une copie de son certificat de constitution ou;
    • une copie de tout document qu’elle est tenue de déposer annuellement aux termes d’une loi provinciale;
    • une copie de tout autre document qui établit son existence.

    S’il s’agit d’une entité autre qu’une personne morale :

    • une copie de la convention de société ou;
    • une copie de l’acte d’association ou;
    • une copie de tout autre document de cette nature.
  • Dans quelles situations êtes-vous exempté de tenir un dossier client?

    Dans certaines situations particulières, vous n’êtes pas contraint de tenir un dossier client.

     Il s’agit notamment des situations suivantes :

    • à l'achat d'une police qui est une police exonérée (une police émise aux fins de protection et non de placement important);
    • à l'achat d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat, ni composante épargne;
    • à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou du produit d'une police d'assurance-vie collective;
    • à l'achat d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite;
    • pour un régime enregistré, y compris un compte de régime de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif, un régime enregistré d'épargne-études et n'importe quel autre régime enregistré;
    • à l'ouverture d'un compte si le titulaire du compte ou le constituant est un fonds de pension régi par une loi fédérale ou provinciale;
    • pour une opération effectuée lors d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés. 

    Il s’agit également des cas où la somme provient d’une entité financière, telle que :

    • une banque;
    • une coopérative d’épargne et de crédit;
    • une caisse populaire;
    • un service provincial ou fédéral;
    • une ville ou un corps municipal incorporé.

    Pour plus de renseignements, consultez les lignes directrices de CANAFE.

Vérification d’identité
  • Quand devez-vous vérifier l’identité des clients? 

    Pour bien appliquer la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, il est essentiel de vérifier l'identité des personnes et des entités suivantes :

    • toute personne qui effectue une opération importante en espèces;
    • toute personne ou entité qui verse 10 000 $ et plus pour l’achat d’une rente ou d’une police d'assurance-vie;
    • toute personne pour laquelle vous soumettez une déclaration d’opération douteuse;
    • tout membre d'un régime collectif lorsque les contributions au régime ne sont pas faites par le promoteur du régime ou par retenues salariales.
  • Comment devez-vous vérifier l’identité des clients?

    L’identité de la personne doit être établie notamment au moyen d’une des pièces d’identité suivantes :

    • son acte de naissance;
    • son permis de conduire;
    • sa carte d’assurance maladie;
    • son passeport.
  • Un cas particulier : les étrangers politiquement vulnérables

    Lorsqu’un client verse 100 000 $ ou plus pour la souscription d’une rente ou d’une police d'assurance-vie, il faut, en plus de vérifier son identité, prendre des mesures raisonnables pour déterminer s'il est un « étranger politiquement vulnérable ».

    Un « étranger politiquement vulnérable » est une personne qui occupe ou a occupé l’une des fonctions suivantes au sein d’un pays étranger ou qui est membre de la famille immédiate d’une personne qui occupe l’une de ces fonctions :

    • chef d’État ou de gouvernement;
    • membre de l’assemblée législative ou du conseil exécutif d’un gouvernement;
    • sous-ministre;
    • ambassadeur, son attaché ou son conseiller;
    • officiel de rang supérieur;
    • dirigeant de banque ou de société d’État;
    • chef d’organisme gouvernemental;
    • juge;
    • président de parti politique représenté au sein d’une assemblée législative;
    • titulaire d’un poste visé par le règlement.

    Ainsi, si vous établissez qu’un client est un étranger politiquement vulnérable, vous devez prendre toutes les mesures raisonnables pour déterminer l’origine des fonds qui ont été utilisés. L’opération doit d’ailleurs être vérifiée par un membre de la direction dans un délai de 14 jours. Vous devez également tenir un dossier à l’égard de cette personne.

Période de conservation des dossiers

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes prévoit une période de conservation des dossiers clients de cinq ans.

Pour plus de renseignements, consultez le site Internet du CANAFE.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes encadre la tenue de certains dossiers de tout courtier en valeurs mobilières qui doit faire des déclarations au CANAFE. Il est donc important de suivre la politique établie par le courtier en cette matière. Concrètement, le courtier en valeurs mobilières doit maintenir les dossiers suivants :

  • des relevés d'opérations importantes en espèces;
  • des fiches-signature, des conventions de tenue de comptes et des demandes d'ouverture de comptes;
  • des copies des registres officiels des personnes morales;
  • des renseignements sur les titulaires de comptes;
  • les nouvelles demandes d'ouverture de comptes;
  • les confirmations d'achats ou de ventes;
  • les garanties;
  • les autorisations de commerce;
  • les procurations;
  • les conventions de comptes conjoints;
  • les correspondances concernant la tenue de comptes;
  • les relevés de comptes de clients;
  • l'information sur l’utilisation prévue pour un compte;
  • les copies des déclarations d'opérations douteuses;
  • les documents concernant les bénéficiaires effectifs.

À titre de représentant, vous êtes probablement la personne qui, en première ligne, doit s’assurer de consigner tous les renseignements utiles et nécessaires à la tenue de ces dossiers.

De plus, il est important de savoir que l’institution à laquelle vous vous rattachez a probablement une politique bien établie sur la tenue de dossiers. En tant que professionnel, il est donc important de la connaître et de l’appliquer.

Relevés d’opérations importantes en espèces
  • Que doivent contenir les relevés d’opérations importantes en espèces? 

    Un relevé d’opération importante en espèces doit contenir les éléments suivants lorsqu’un client verse une somme de 10 000 $ et plus au cours d’une seule opération :

    • le nom de la personne qui a remis cette somme;
    • son adresse, sa date de naissance ainsi que sa profession;
    • la date et la nature de l’opération;
    • le numéro et le type de chaque compte touché par l’opération, le nom du titulaire du compte ainsi que la devise dans laquelle l’opération a été effectuée;
    • le détail de l’opération et son objet;
    • la manière dont la somme a été reçue;
    • le montant et la devise de la somme reçue;
    • la vérification de l’identité de toute personne qui effectue cette opération;
    • la déclaration relative à un tiers signée par le client si celui-ci agit pour le compte d’un tiers.

    Il faut également déclarer deux opérations en espèces ou plus de moins de 10 000 $ chacune qui totalisent 10 000 $ ou plus si elles ont été effectuées sur une période de 24 heures consécutives.

  • La personne qui remet l’argent agit-elle pour le compte d’un tiers? 

    Chaque fois qu’un relevé d'opération importante en espèces est tenu, il faut prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne qui remet cette somme agit pour le compte d'un tiers.

    Il s’agit notamment de recueillir les renseignements suivants :

    • le nom du tiers, son adresse et la nature de son entreprise principale ou de sa profession;
    • si le tiers est une personne, sa date de naissance;
    • si le tiers est une personne morale, son numéro de constitution et le lieu de délivrance de son certificat de constitution.
  • Qui sont les véritables bénéficiaires de la transaction? 

    Lorsqu’un client est une personne morale, il faut non seulement confirmer l’existence de cette personne, mais également prendre les mesures nécessaires pour déterminer qui sont les bénéficiaires effectifs de cette entité. Un bénéficiaire effectif est une personne qui risque de bénéficier de la transaction, par exemple un administrateur ou un actionnaire.

    Ainsi, il est important de tenir un dossier et d’y consigner les renseignements suivants :

    S’il s’agit d’une personne morale :

    • les nom et profession de tous les administrateurs;
    • les nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de ses actions.

    S’il s’agit d’une entité autre qu'une personne morale :

    • les nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de celle-ci.
    • lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir les renseignements concernant les bénéficiaires effectifs, il faut conserver un document qui en explique les raisons.
  • Dans quelles situations êtes-vous exempté de produire un tel relevé? 

    Dans certaines situations particulières, vous n’êtes pas tenu de produire un relevé d'opération importante en espèces. 

    Il s’agit notamment des cas où la somme provient (donc lorsque la remise est faite par l'institution visée) d’une des entités suivantes :

    • une banque canadienne ou une banque étrangère autorisée;
    • une coopérative de crédit ou une caisse populaire;
    • une coopération de services financiers;
    • une société de fiducie ou de prêt;
    • un mandataire de Sa Majesté qui se livre à l'acceptation de dépôts;
    • un ministère fédéral ou provincial canadien;
    • un organisme municipal canadien (ville, municipalité, village);
    • une administration hospitalière.

    Pour plus de renseignements, consultez les lignes directrices de CANAFE.

Vérification d’identité
  • Quand devez-vous vérifier l'identité des clients?

    Il est important de prendre des mesures précises pour vérifier l'identité de certaines personnes et entités, soit :

    • toute personne qui effectue une opération importante en espèces;
    • toute personne qui signe une fiche-signature;
    • toute personne qui est habilitée à donner des instructions relativement à un compte;
    • toute société ou autre entité pour laquelle vous ouvrez un compte;
    • toute personne pour laquelle vous soumettez une déclaration d'opération douteuse;
    • tout membre d'un régime collectif lorsque les contributions au régime ne sont pas faites par le promoteur du régime ou par retenues salariales.
  • Comment devez-vous vérifier l’identité des clients?

    L’identité de la personne doit être établie notamment au moyen d’une des pièces d’identité suivantes :

    • son acte de naissance;
    • son permis de conduire;
    • sa carte d’assurance maladie;
    • son passeport.
  • Un cas particulier : les étrangers politiquement vulnérables

    Les courtiers doivent prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne avec qui ils font affaire est
    un « étranger politiquement vulnérable ».

    Un « étranger politiquement vulnérable » est une personne qui occupe ou a occupé l’une des fonctions suivantes au sein d’un pays étranger ou qui est membre de la famille immédiate d’une personne qui occupe l’une de ces fonctions :

    • chef d’État ou de gouvernement;
    • membre de l’assemblée législative ou du conseil exécutif d’un gouvernement;
    • sous-ministre;
    • ambassadeur, son attaché ou son conseiller;
    • officiel de rang supérieur;
    • dirigeant de banque ou de société d’État;
    • chef d’organisme gouvernemental;
    • juge;
    • président de parti politique représenté au sein d’une assemblée législative;
    • titulaire d’un poste visé par le règlement.

    Ainsi, si vous établissez qu’un client est un étranger politiquement vulnérable, vous devez prendre toutes les mesures raisonnables pour déterminer l’origine des fonds qui ont été utilisés. L’opération doit d’ailleurs être vérifiée par un membre de la direction de la société inscrite dans un délai de 14 jours. Vous devez également tenir un dossier à l’égard de cette personne.

Période de conservation des dossiers

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes prévoit une période de conservation des dossiers clients de cinq ans.

Pour plus de renseignements, consultez le site Internet du CANAFE.