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Épargne collective et plans de bourses d’études

Dossiers à tenir

Bien qu’en théorie les obligations en matière de tenue de dossiers visent principalement les courtiers, une grande partie des dossiers clients est constituée par le représentant puisque c’est lui qui est en relation directe avec les clients. Le cas échéant, il doit donc se conformer aux règles mises en place par le courtier pour qui il agit et lui transmettre l’information pertinente.

Voici les dossiers que doit tenir le courtier et qui impliquent le représentant :

  • Dossiers sur ses relations avec les clients

Il faut noter qu’en ce qui concerne les dossiers sur les relations avec les clients, tous les courtiers doivent se doter d’une politique de traitement des plaintes et tenir un registre des plaintes de même qu’un dossier pour chaque plainte reçue. Le site de l’Autorité contient plus de renseignements à ce sujet.

Pour plus de renseignements sur le programme de conformité ainsi que sur les dossiers à tenir en vertu de cette loi, consultez la section Lutte au blanchiment d'argent.

Contenu des dossiers à tenir

Dossiers sur les relations avec les clients

Le courtier doit tenir des dossiers qui permettent de vérifier facilement ces renseignements et documents :

  • Formulaire d’ouverture du compte
  • Formulaire de détermination du profil d’investisseur
  • Formulaire de divulgation à l’égard des prêts leviers, le cas échéant
  • Copie de la divulgation écrite relative à toute entente d’indication de client
  • Procuration ou mandat, le cas échéant
  • Formulaire d’autorisation d’opérations limitée, le cas échéant
  • Information sur tout changement dans la situation du client
  • Conventions de compte sur marge et autres conventions
  • Pièces justificatives du respect des obligations relatives au traitement des plaintes, incluant les communications et mesures prises avec le client
  • Toute communication relative à un conflit d’intérêts

 

Évidemment, chaque dossier devrait indiquer clairement le nom du client ainsi que le compte auquel il se rapporte. Le représentant pourrait aussi inclure ce contenu supplémentaire :

  • Détail des produits et services ayant fait l’objet de discussions
  • Toute correspondance avec le client
  • Notes relatives à toute communication avec le client
  • Sommaires de rencontres (date, heure, lieu, contenu des échanges, personnes présentes)

Dossier sur les opérations des clients

Ce dossier doit permettre le recensement de toutes les opérations effectuées par le courtier pour son propre compte et pour le compte de chacun de ses clients, y compris les parties à l'opération et les modalités de l'achat ou de la vente. Il doit de plus contenir tous les documents permettant de justifier les opérations réalisées pour le compte de ses clients. On doit donc y retrouver ces éléments :

  • Profil d’investisseur du client et les mises à jour
    • Son identité, ses besoins, ses objectifs, sa situation financière ainsi que sa tolérance au risque
    • Le fait qu’il soit ou non un initié à l’égard d’un émetteur assujetti ou de tout émetteur dont les titres sont négociés sur un marché
    • Sa solvabilité, si on lui consent un crédit
  • Document de l’Agence du revenu précisant la cotisation au REER possible, le cas échéant
  • Détail des placements auprès d’autres établissements
  • Projections préparées et remises au client
  • Copie de tout document permettant de justifier une recommandation
  • Instructions et ordres du client
  • Mises en garde faites au client si l’instruction émise ne lui convient pas
  • Avis d’exécution des opérations et confirmations de transactions
  • Relevés de comptes et relevés des opérations
  • Tout document relatif à une opération avec le client
  • Notes sur les communications avec le client