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Assurance et planification financière

Dossiers et registres à tenir

Bien qu’en théorie les obligations en matière de tenue de dossiers visent les cabinets, sociétés et représentants autonomes et font l’objet d’un encadrement de l’Autorité des marchés financiers (« l’Autorité »), une grande partie des dossiers clients est d’abord constituée par le représentant qui est en relation directe avec les clients. Le représentant rattaché à un cabinet ou à une société autonome doit se conformer aux règles mises en place par ce cabinet ou cette société et lui transmettre les renseignements pertinents recueillis.

Voici les dossiers et registres qui doivent être tenus par les cabinets, sociétés et représentants autonomes en vertu de la réglementation et qui impliquent le représentant :

  • Dossiers clients
  • Registre des commissions
  • Registres comptables
  • Registre de compte séparé, si des sommes sont perçues pour autrui
  • Registre des plaintes

Registres désignés dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes – voir la section Lutte au blanchiment d'argent pour plus de renseignements à ce sujet

Contenu des dossiers et registres

Dossiers clients

Le dossier de chaque client doit contenir les renseignements suivants :

  • Autorisations du client (création d’un dossier client, partage d’information, procurations, etc.)
  • Renseignements de base sur le client (nom, date de naissance, coordonnées, adresse électronique, état civil, personnes à charge, etc.)
  • Mandat de planification financière, le cas échéant, daté et signé par le représentant
  • Analyse factuelle – information sur la situation financière du client (bilan financier, budget, dettes, placements et assurances en vigueur, etc.)
  • Profil d’investisseur (fonds distincts et assurance-vie universelle)
  • Analyse des besoins (vie, protection du vivant, retraite, etc.)
  • Illustrations d’assurance et matériel auxiliaire de vente utilisé lors des recommandations
  • Projections, planification de retraite, rapport sur la répartition de l’actif ou tout autre document pertinent
  • Recommandations et mises en garde dûment documentées
  • Rapports de planification financière, le cas échéant
  • Motifs de la décision du client de ne pas suivre les recommandations, le cas échéant
  • Proposition d’assurance et de produits d’épargne, de placement et de revenus (fonds distincts et assurance-vie universelle)
  • Copie du préavis de remplacement, avec preuve de livraison, le cas échéant
  • Sommaire de la police d’assurance
  • Accusé de réception de la police, de la modification et/ou de l’illustration en vigueur signé par le titulaire de la police au moment de la livraison
  • Documentation à l’appui du prêt levier, le cas échéant
  • Instructions de transactions du client dûment documentées, si une autorisation de transactions limitée est donnée par le client
  • Formulaires et confirmations de transactions
  • Relevés annuels
  • Tout autre document découlant des produits vendus ou services rendus au client ou recueilli auprès du client

 

Le représentant aurait aussi avantage à inclure dans le dossier client tout autre renseignement utile donné par le client ainsi que tout document afférent aux produits ou services fournis au client, pourvu qu’ils soient nécessaires à l’exercice de ses fonctions, notamment :

  • Un spécimen de chèque à moins d’indication contraire de la société ou du cabinet pour lequel il exerce – le chèque doit comporter la mention « spécimen » ou une marque distinctive l’identifiant clairement comme un spécimen
  • Toutes les propositions d’assurance soumises au client durant l’étude de son dossier, s’il s’agit de renseignements pertinents
  • Le détail des produits et services ayant fait l’objet de discussions avec le client
  • Toute correspondance avec le client
  • Un sommaire des discussions et rencontres avec le client (date, heure, lieu, contenu des échanges, personnes présentes, etc.)
  • Les notes relatives à toute communication et tentative de communication avec le client (date, heure, durée, raison de l’appel, etc.)
  • Les prochaines démarches convenues avec le client, la date de la prochaine rencontre ainsi que les suivis à effectuer

 

Exigences supplémentaires en assurance collective de personnes

En plus des renseignements généraux, le représentant en assurance collective doit conserver les renseignements suivants au dossier client :

  • Nom du preneur de la police d’assurance collective
  • Nom de la personne-ressource désignée par le preneur
  • Mandat daté et signé par le représentant
  • Soumissions et appels d’offres qui ont été présentés au preneur
  • Rapports de recommandations

Registre des commissions

Le registre des commissions doit contenir…

Le détail de chaque commission

  • Numéro du contrat ou nom du client
  • Nom du client, de l’assureur ou de toute autre personne qui a versé une commission au cabinet, à la société ou au représentant autonome
  • Relevé relatif à chaque commission

 

Le détail de tout partage de commission

  • Nom des copartageants, leur adresse et les disciplines pour lesquelles ils sont inscrits
  • Nom des personnes parties à la transaction, objet et date de la transaction
  • Pourcentage de la commission ou montant fixe en résultant, et façon dont la commission est répartie entre les copartageants

Registres comptables

Les registres comptables contiennent tous les renseignements relatifs à la comptabilité générale du cabinet, de la société ou du représentant autonome. Ces renseignements doivent être intégrés dans un système de comptabilité fonctionnel.  

Registre de compte séparé

En plus des registres comptables, lorsque des sommes sont perçues pour autrui, un registre de compte séparé doit être tenu par les cabinets, sociétés et représentants autonomes. Ce compte séparé doit être distinct du compte d’opérations des cabinets, sociétés et représentants autonomes. Un représentant pourrait par exemple accepter de l’argent comptant pour le paiement de la première prime d’un contrat d’assurance, déposer cette somme dans le compte séparé et ensuite tirer un chèque pour l’assureur.

Ce registre doit contenir les données concernant toutes les sommes payées ou versées dans le compte séparé, en plus d’indiquer toutes les sommes perçues ou reçues pour autrui qui y ont été déposées. Ces obligations doivent être respectées même si la somme perçue est minime et même si une somme n’est perçue qu’une seule fois. Il n’existe aucune exception à ces obligations.

À ce sujet, le représentant autonome qui ouvre un compte séparé doit en informer l’Autorité par l’envoi d'une déclaration relative à l’ouverture de ce compte. L’Autorité doit également être informée lors de changements au compte séparé ou lors de sa fermeture.

Dans l’éventualité où le représentant autonome ne percevrait pas de sommes pour autrui, il n’est pas tenu de posséder un compte séparé. Toutefois, il doit alors transmettre à l’Autorité une déclaration relative à l’absence de compte séparé.

De plus, le registre de compte séparé doit présenter les renseignements suivants :

  • Nom du client
  • Numéro du contrat d'assurance ou de tout autre contrat en regard duquel le représentant a reçu un montant
  • Montant et objet de la transaction

Registre des plaintes

Les cabinets, sociétés et représentants autonomes doivent tous se doter d’une politique de traitement des plaintes ainsi que tenir à jour un registre des plaintes reçues et un dossier pour chacune d’elles, qui comprendra :

  • la plainte écrite du plaignant, laquelle décrit le reproche visant le représentant, le préjudice réel ou potentiel et la mesure correctrice demandée;
  • le résultat du processus de traitement de la plainte (documents à l’appui);
  • la réponse écrite, incluant les motifs, transmise au plaignant.

Le site Web de l’Autorité contient plus de détails à ce sujet.