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Épargne collective et plans de bourses d’études

Le Règlement sur le recyclage encadre la tenue de certains dossiers par tout courtier en valeurs mobilières qui doit faire des déclarations au CANAFE. Ces dossiers doivent contenir…

  • les relevés d'opérations importantes en espèces;
  • les fiches-signature, les conventions de tenue de comptes et les demandes d'ouverture de compte;
  • des copies des registres officiels des personnes morales;
  • des renseignements sur les titulaires des comptes;
  • les nouvelles demandes d'ouverture de compte;
  • les confirmations d'achat ou de vente;
  • les garanties;
  • les autorisations de commerce;
  • les procurations;
  • les conventions de compte conjoint;
  • la correspondance concernant la tenue de comptes;
  • les relevés de comptes de clients;
  • l'information sur l’utilisation prévue d’un compte;
  • les copies des déclarations d'opérations douteuses;
  • les documents concernant les bénéficiaires effectifs.

Le représentant est probablement la personne qui, en première ligne, doit s’assurer de consigner tous les renseignements utiles et nécessaires à la tenue de ces dossiers. Il doit donc se conformer aux obligations prévues par le Règlement sur le recyclage et aux exigences du courtier pour lequel il agit et lui transmettre l’information pertinente, au besoin.

Relevés d’opérations importantes en espèces

Contenu des relevés

Lorsqu’un client verse une somme de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération, ou lorsqu’il effectue à l’intérieur d’une période de 24 heures consécutives deux ou plus de deux opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune qui totalisent 10 000 $ ou plus, pour une seule personne ou entité ou pour son compte, le représentant autonome, la société ou le cabinet pour lequel le représentant agit doit suivre le processus indiqué ci-dessous.

  1. Produire un relevé d’opération importante en espèces qui contient ces éléments :
  • Nom de la personne qui a remis cette somme
  • Adresse, date de naissance et profession de cette personne
  • Date et nature de l’opération
  • Numéro et type de chaque compte touché par l’opération, nom du titulaire du compte et devise dans laquelle l’opération a été effectuée
  • Détail et objet de l’opération
  • Manière dont la somme a été reçue
  • Montant et devise de la somme reçue
  • Vérification de l’identité de toute personne qui effectue cette opération
  • Déclaration relative à un tiers signée par le client si celui-ci agit pour le compte d’un tiers

 

  1. Prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne qui remet cette somme agit pour le compte d'un tiers et, dans l’affirmative, recueillir les renseignements sur ce tiers ainsi que sur le lien entre ce tiers et le client, notamment :
  • Nom et adresse du tiers, et nature de son entreprise principale ou de sa profession
  • Si le tiers est une personne physique, sa date de naissance
  • Si le tiers est une personne morale, son numéro de constitution et le lieu de délivrance de son certificat de constitution

 

  1. Déterminer les véritables bénéficiaires de la transaction 

Lorsqu’un client est une personne morale, le représentant doit confirmer l’existence de cette entité et prendre les mesures nécessaires pour déterminer ses bénéficiaires effectifs. Un bénéficiaire effectif est une personne qui pourrait bénéficier de la transaction, par exemple un administrateur ou un actionnaire.

Le dossier client relatif à la lutte au blanchiment d’argent doit contenir les renseignements présentés ci-dessous quant aux bénéficiaires.

S’il s’agit d’une personne morale

  • Nom et profession de tous les administrateurs
  • Nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de ses actions

S’il s’agit d’une entité autre qu'une personne morale

  • Nom, adresse et profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de cette entité

Lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir les renseignements concernant les bénéficiaires effectifs, le représentant doit conserver un document qui en explique les raisons.

 

Période de conservation d’un dossier client

Le Règlement sur le recyclage prévoit une période de conservation des dossiers clients de cinq ans.

 

Exemptions à la production des relevés

Dans certaines situations particulières, un relevé d'opération importante en espèces n’a pas à être produit. 

 

Il s’agit notamment des cas où la somme provient d’une des entités suivantes (donc lorsque la remise est faite par l'institution) :

  • une banque canadienne ou une banque étrangère autorisée;
  • une coopérative de crédit ou une caisse populaire;
  • une coopérative de services financiers;
  • une société de fiducie ou de prêt;
  • un mandataire de Sa Majesté qui se livre à l'acceptation de dépôts;
  • un ministère fédéral ou provincial canadien;
  • un organisme municipal canadien (ville, municipalité, village);
  • une administration hospitalière.

Vérification d’identité

Le représentant doit vérifier l'identité de ces personnes et entités :

  • Toute personne qui effectue une opération importante en espèces
  • Toute personne qui signe une fiche-signature
  • Toute personne habilitée à donner des instructions relativement à un compte
  • Toute société ou autre entité pour laquelle un compte est ouvert, et ce, avant que toute opération soit effectuée sur ce compte
  • Toute personne pour laquelle une déclaration d’opération douteuse est soumise
  • Tout membre d'un régime collectif lorsque les contributions au régime ne sont pas faites par le promoteur du régime ou sous forme de retenues salariales

L’identité de la personne doit être établie notamment au moyen d’une des pièces suivantes :

  • Acte de naissance
  • Permis de conduire
  • Carte d’assurance maladie
  • Passeport

Cas particulier : étrangers politiquement vulnérables

Le représentant doit prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne avec qui il fait affaire est un « étranger politiquement vulnérable ».

On considère comme « étranger politiquement vulnérable » toute personne qui occupe ou a occupé l’une des fonctions suivantes dans un pays étranger ou qui est membre de la famille immédiate d’une telle personne :

  • Chef d’État ou de gouvernement
  • Membre de l’assemblée législative ou du conseil exécutif d’un gouvernement
  • Sous-ministre
  • Ambassadeur, son attaché ou son conseiller
  • Officiel de rang supérieur
  • Dirigeant de banque ou de société d’État
  • Chef d’organisme gouvernemental
  • Juge
  • Président de parti politique représenté dans une assemblée législative
  • Titulaire d’un poste visé par le Règlement sur le recyclage

Si le représentant établit qu’un client est un étranger politiquement vulnérable, il doit prendre toutes les mesures raisonnables pour déterminer l’origine des fonds qui ont été utilisés. L’opération doit d’ailleurs être vérifiée par un membre de la direction du courtier dans un délai de 14 jours. Le représentant doit également tenir un dossier à l’égard de cette personne.