Articles intéressants

Collaborer avec le bureau de la syndique : c'est à votre avantage

« Collaborer avec le bureau de la syndique : c'est à votre avantage », magazine Sécurité financière , vol. 38, no 4, septembre-octobre 2013, p. 18.

Partager

CSF
A- A A+

Vous êtes sous enquête?

D’où provient une enquête?

L’enquête découle, la plupart du temps, d’une demande d’enquête qui provient de différentes sources. À la réception d’une demande d’enquête, le syndic peut ouvrir un dossier d’enquête et y affecter un enquêteur. Pour plus de détails au sujet des demandes d’enquête, cliquez ici.

Qu’est-ce qu’une enquête?

Cette enquête sert à décider du bien-fondé ou non des allégations formulées dans une demande d’enquête. C’est essentiellement un processus de collecte et d’analyse d’information qui vise à permettre au syndic ou au syndic adjoint de prendre les décisions qui s’imposent en ayant le meilleur éclairage possible. À ce stade, le représentant visé par l’enquête ne fait nullement l’objet d’accusations et n’est pas coupable de quoi que ce soit.

Pour plus de détails au sujet du déroulement d’une enquête, cliquez ici.

Il est à noter que l’ensemble du contenu du dossier d’enquête, incluant les renseignements sur l’identité de toute personne impliquée, est tenu confidentiel de manière à préserver, en tout temps, l’intégrité du processus d’enquête. Les plaignants, tout comme les membres qui font l’objet d’une enquête, doivent pouvoir donner leur version des faits en toute quiétude.

Quels sont les pouvoirs du syndic?

Le syndic peut procéder à une enquête dans l'établissement d'un cabinet, d'un représentant autonome, d'une société autonome ou d'un courtier en épargne collective ou en plans de bourses d'études inscrits conformément à la Loi sur les valeurs mobilières.

Le syndic peut donc avoir accès à ces établissements et examiner et tirer copie de leurs livres, registres, comptes, dossiers ainsi qu’exiger tout document relatif à leurs activités. 

De plus, toute personne qui a la garde, la possession ou le contrôle de ces livres, registres, comptes, dossiers et autres documents doit les communiquer au syndic si celui-ci en fait la demande et lui en faciliter l'examen, et ce, quelles que soient la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Est-il obligatoire de collaborer avec le syndic?

À cette étape cruciale, il est dans l’intérêt de tout représentant visé par l’enquête de collaborer avec le syndic, le syndic adjoint et les enquêteurs, et ce, afin de s’assurer que toute l’information pertinente est notée au dossier. D’ailleurs, les articles 42, 43 et 44 du Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière ainsi que l’article 20 du Règlement sur la déontologie dans les disciplines de valeurs mobilières prévoient une obligation à cet égard.

Le défaut de collaborer avec le personnel du bureau du syndic lors d’une enquête constitue une faute grave susceptible d’entraîner des conséquences sérieuses sur le droit de pratique d’un représentant.

N'oubliez pas que même si vous choisissez d'être représenté par avocat, au début ou en cours d'enquête, votre obligation de collaborer avec le syndic ou un membre de son personnel vous appartient personnellement. Ainsi, même s'il vous est possible d'être assisté de votre avocat, par exemple au cours d'une rencontre, votre avocat ne peut agir à votre place tant qu'une plainte disciplinaire n'a pas été déposée.

À éviter :

  • Ne pas répondre à une convocation du syndic ou du syndic adjoint;
  • Communiquer avec le plaignant ou un témoin après avoir été informé qu’une enquête est en cours à votre sujet.
Qui a accès au dossier d'enquête?

Les dossiers d'enquête sont confidentiels. Le syndic de la CSF est légalement tenu de refuser de communiquer les renseignements contenus à un dossier, à moins que la loi ne l’exige.

Pourquoi en est-il ainsi? Cette confidentialité est nécessaire pour protéger les différents intervenants au cours d’une enquête et pour éviter d’entraver le déroulement de celle-ci. Sur le plan juridique, il faut comprendre que les renseignements et documents recueillis en cours d’enquête sont protégés par le serment de discrétion prévu au Code des professions. En outre, plusieurs de ces documents, sinon l’ensemble de ceux-ci, contiennent des renseignements nominatifs protégés par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Quelle peut être l'issue de l'enquête du syndic?

Après l’analyse de la preuve, le syndic décide de l’issue de l’enquête. Il a alors trois options :

1)  fermer le dossier

Le syndic prendra cette décision s’il constate qu’aucun élément de preuve ne supporte l’infraction alléguée ou encore que la preuve disponible n’est pas suffisante pour lui permettre de s’acquitter de son fardeau de preuve devant le comité de discipline. Il informe alors par écrit la personne qui a demandé la tenue d'une enquête de sa décision de ne pas porter plainte. De plus, il lui donne les motifs de sa décision et l'avise de la possibilité de demander l'avis du comité de révision de l'AMF. Cette personne peut alors déposer elle-même la plainte.

2)  prendre une mesure administrative

Avis verbal : le syndic choisira de faire un avis verbal au représentant s’il considère que l’infraction commise est mineure et ne constitue pas un danger pour le public.

Mise en garde : une mise en garde sera transmise au représentant si le syndic juge nécessaire de rappeler par écrit à ce représentant ses obligations légales. Cette mesure pourra être utilisée plus tard si le représentant fait l’objet d’une autre plainte.

La mise en garde se fait sous forme écrite et donne lieu à la fermeture du dossier. Il s’agit d’un document dans lequel sont identifiés les manquements aux règles d’éthique qui ont été retenus par le syndic, avec référence aux faits du dossier et aux articles de lois ou de règlements pertinents.

3)  déposer une plainte disciplinaire

Le syndic peut déposer une plainte devant le comité de discipline  lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire que le représentant a commis une infraction à une disposition de la Loi sur la distribution de produits et services financiers, de la Loi sur les valeurs mobilières ou de l'un de leurs règlements. Comme le fardeau de la preuve incombe au syndic, il lui appartient de prouver que le représentant a commis les infractions qui lui sont reprochées. Le syndic informe la personne qui a demandé l’enquête du fait qu’il dépose une plainte disciplinaire.

Dans certains cas, le syndic peut joindre à sa plainte disciplinaire une demande de radiation provisoire immédiate du membre de la CSF.

Signification de la plainte

Après qu’une demande d’enquête a été déposée à l’égard d’un membre de la CSF et que le syndic a pris la décision de porter une plainte disciplinaire devant le comité de discipline, le secrétaire du comité doit faire signifier par voie d’huissier au représentant la plainte portée contre lui.

La plainte doit faire état de la nature et des circonstances de temps et de lieu de l'infraction reprochée au professionnel et doit être appuyée d'un serment ou d'une déclaration solennelle. 

Comparution du représentant

Par la suite, le représentant a dix jours pour comparaître par écrit (soit plaider coupable ou non coupable sur une partie ou sur tous les chefs d’infraction) auprès du secrétariat du comité de discipline, personnellement ou par l’intermédiaire d’un avocat. S’il ne comparaît pas, il est alors réputé avoir plaidé non coupable ou ne pas reconnaître sa faute.

Le représentant qui a reçu signification d’une plainte disciplinaire a le droit de présenter une défense pleine et entière. Il peut notamment être défendu par un avocat et faire entendre des témoins.

Divulgation de la preuve

Le syndic doit divulguer sa preuve au représentant visé par la plainte. En pratique, c’est le procureur du syndic qui envoie le dossier contenant toute la preuve pertinente à la plainte.

Conférence téléphonique

La prochaine étape consiste à fixer une date pour l’audition de la plainte (audition sur culpabilité). Dans les semaines qui suivent la comparution, une conférence téléphonique est organisée, à laquelle sont convoquées les deux parties afin de fixer la date et le lieu de l’audition. Le président du comité de discipline participe à cette conférence téléphonique.

Un avis d’audition est ensuite envoyé aux parties par le secrétaire du comité de discipline. 

Assignation des témoins

Tout représentant qui fait l'objet d'une plainte a droit à une défense pleine et entière. Il peut notamment choisir d'être représenté par un avocat. Pour faire valoir sa défense, le représentant pourra faire entendre des témoins lors de son audition devant le comité de discipline. Il doit faire parvenir sa demande au secrétaire du comité de discipline au moins quinze jours avant l'audition. Ce dernier fera parvenir des assignations à comparaître à ces personnes.

Une assignation à comparaître est un ordre de la cour. Les personnes recevant cette assignation sont obligées de se présenter à l'audition et d’amener avec elles les documents qui leur sont demandés. Les pièces sont déposées lors de l’audition par les témoins qui sont entendus.

Rôle d’audience

Le secrétaire du comité de discipline tient un rôle d’audience qui est accessible au public et qu'il affiche au moins dix jours avant la date fixée pour la tenue de l'audition. Il est donc de principe que toute audition est publique à moins que l'intérêt de la morale ou l'ordre public nécessite une ordonnance de huis clos. Un avis d'au moins trois jours francs de la date et du lieu d'audition doit être donné par le secrétaire du comité au représentant et, le cas échéant, à son procureur. Cet avis doit être signifié conformément aux règles du Code de procédure civile. Valablement informé de la tenue de son audition disciplinaire, le représentant a l'obligation de s'y présenter. Ainsi, le comité peut procéder à l'audition même en son absence.

Audition sur culpabilité

C’est le comité de discipline qui entend la plainte disciplinaire. Il est composé de trois personnes : le président du comité et deux membres de la CSF qui œuvrent dans la même discipline et dans le même secteur de commercialisation que le représentant. Les auditions sont publiques, à moins que le comité de discipline n’ordonne le huis clos. C’est au cours de cette audition que le comité de discipline entend la preuve des parties. Le fardeau de la preuve s’apparente à celui d’une cause civile : il suffira que le syndic établisse la culpabilité de l’intimé selon une prépondérance de preuve, et non au-delà de tout doute raisonnable, comme c’est le cas en droit pénal ou criminel.

C’est également au moment de cette audition que des témoins peuvent être entendus par les deux parties et que des experts – en écriture pour une allégation de contrefaçon de signature, par exemple – peuvent être invités à témoigner.

Le comité peut procéder en l’absence du représentant si celui-ci ne se présente pas à la date et au lieu qui sont prévus pour l’audition.

Décision sur culpabilité

Dans la majorité des cas, le comité de discipline prend, après l'audition sur culpabilité, la cause en délibéré afin de rendre un jugement écrit dans lequel il expose les motifs qui rejettent ou qui accueillent, en tout ou en partie, la plainte contre le représentant.

La décision est signifiée au représentant. Dans le cas où ce dernier est trouvé coupable, une audition sur la sanction doit avoir lieu. Une conférence téléphonique est organisée, à laquelle sont convoquées les deux parties afin de fixer la date et le lieu de l’audition sur la sanction. Le président et les deux autres membres du comité de discipline participent à cette conférence téléphonique.

Le secrétaire du comité de discipline fera parvenir un nouvel avis d'audition pour les représentations sur sanction.

Audition sur sanction

C’est lors de l’audition sur sanction que les parties peuvent faire des représentations sur la sanction appropriée à imposer. Dans sa réflexion, le comité de discipline considère notamment la gravité objective de l’infraction et les circonstances aggravantes ou atténuantes qui entourent la commission de l’infraction reprochée. La sanction qu’impose le comité de discipline doit également être juste, raisonnable, appropriée et proportionnée à la faute.

Sanctions possibles

L’objectif premier que doit atteindre le comité de discipline lorsqu’il impose une sanction est d’assurer la protection du public. Cette protection du public s'articule autour de la poursuite de deux objectifs précis : dissuader le professionnel de recommencer et décourager les autres de l’imiter. En d’autres mots, il s’agit de maintenir la qualité professionnelle des membres de la CSF et la confiance du public à leur endroit.

Le comité de discipline peut imposer les sanctions suivantes :

  • la réprimande;
  • des amendes (minimum de 2000 $ et maximum de 50 000 $ par chef d'infraction). Pour déterminer le montant de l'amende, le comité tient compte du préjudice causé aux clients et des avantages tirés de l'infraction;
  • une radiation temporaire (la durée de cette radiation peut être établie en nombre de semaines, de mois ou d’années);
  • une radiation permanente;
  • l'obligation de remettre à toute personne à qui elle revient une somme d'argent que le représentant détient ou devrait détenir pour elle;
  • l'obligation de communiquer un document ou tout renseignement qui y est contenu, et l'obligation de remplir, de supprimer, de mettre à jour ou de rectifier un tel document ou renseignement;
  • la révocation du permis;
  • la limitation ou la suspension du droit d'exercer des activités professionnelles.

Enfin, le comité de discipline peut recommander au conseil d’administration de la CSF d'obliger le représentant à compléter avec succès un stage ou un cours de perfectionnement (ou l'obliger aux deux à la fois), et de limiter ou de suspendre le droit du représentant d'exercer ses activités jusqu'à ce qu'il ait rempli cette obligation. Il peut aussi recommander à l’AMF (Fonds d’indemnisation des services financiers) de dédommager les personnes lésées.

Qu'est-ce qu'une radiation provisoire?

Le syndic peut demander la radiation provisoire d'un représentant si les infractions qui sont reprochées à ce dernier sont de nature telle que la protection du public risque d’être compromise s’il continue à exercer ses activités. La radiation provisoire est une mesure d’urgence. Si elle est ordonnée par le comité de discipline, le représentant est empêché d’exercer pendant la durée des procédures disciplinaires.

Le syndic peut requérir la radiation provisoire d’un représentant lorsque, par exemple, l’une des infractions qui suivent lui est reprochée :

  • S’être approprié sans droit des sommes d’argent et autres valeurs qu’il détient pour le compte d’un client;
  • Avoir utilisé des sommes d’argent et autres valeurs à des fins autres que celles pour lesquelles elles lui avaient été remises dans l’exercice de sa profession;
  • Avoir commis une infraction de nature telle que la protection du public risque d’être compromise s’il continue à exercer sa profession.

Ces types d’infractions sont graves et vont au cœur de la profession. Ils démontrent des manquements sérieux au devoir d’agir avec intégrité. De plus, ces infractions témoignent d’importantes lacunes sur le plan de la probité ainsi que d’une absence de respect à l’égard des règles déontologiques régissant l’exercice de la profession.

Quels sont les critères applicables pour ordonner une radiation provisoire?

La jurisprudence est constante sur les critères qui doivent être satisfaits pour qu’une demande de radiation provisoire soit accueillie par le comité de discipline :

  1. La plainte disciplinaire fait état de reproches graves et sérieux;
  2. Ces reproches portent atteinte à la raison d’être de la profession;
  3. La preuve révèle que les gestes reprochés paraissent avoir été posés (preuve « à première vue » ou prima facie, c’est-à-dire « à sa face même »);
  4. La protection du public risque d’être compromise si le professionnel visé par la requête en radiation provisoire continue à exercer sa profession.

Le syndic doit donc démontrer que le représentant risque de mettre en danger la protection du public s’il continue à exercer. Ainsi, il n’a qu’à établir que les infractions reprochées paraissent avoir été posées et compromettent la protection du public.

Par ailleurs, le représentant visé par la requête en radiation provisoire n’a pas à se défendre des infractions qui lui sont reprochées à ce stade-ci. Il doit plutôt démontrer que la protection du public ne sera pas mise en danger s’il continue à exercer sa profession.

La demande de radiation provisoire immédiate déposée par le syndic est entendue de façon urgente par le comité de discipline, au plus tard dans les dix jours de la signification de la plainte disciplinaire. Lorsqu’il rend une décision imposant une radiation provisoire, le comité de discipline doit décider si un avis de cette décision doit être publié dans un journal circulant dans le lieu où le représentant a son bureau d’affaires et dans tout autre lieu où le représentant a exercé ou pourrait exercer sa profession.

Les déboursés

Le comité de discipline peut condamner le plaignant ou l’intimé au paiement des déboursés. Ceux-ci comprennent, notamment:

  • les frais de signification;
  • les frais d’enregistrement et de sténographie;
  • les frais d’expertise acceptée en preuve;
  • les indemnités payables aux témoins assignés;
  • les frais de déplacement et de séjour des membres du comité.
Publication d’un avis dans un journal

Lorsque le comité de discipline impose une radiation temporaire, il doit décider si un avis de cette décision doit être publié dans un journal circulant dans le lieu où le représentant a son bureau d’affaires et dans tout autre lieu où le représentant a exercé ou pourrait exercer ses activités professionnelles. Si le comité de discipline ordonne la publication d'un avis, il doit aussi décider si les frais de publication doivent être payés par le représentant, par la CSF ou par les deux. Le secrétaire du comité choisit le journal le plus susceptible d'être lu par la clientèle du représentant. 

L'avis doit comprendre le nom du représentant déclaré coupable, le lieu de son domicile professionnel, le nom de la Chambre de la sécurité financière, la date et la nature de l'infraction commise ainsi que la date et le sommaire de la décision.

Lorsque le comité de discipline impose une radiation permanente, cet avis est obligatoirement publié. Le comité ne possède pas, dans ce cas, la discrétion pour ordonner une dispense de publication.

Appel

Les parties ont 30 jours, suivant la date de la décision (sur culpabilité ou sur sanction), pour porter cette décision en appel devant la Cour du Québec, sur permission d'un juge de cette Cour.

À moins qu’une requête en suspension des sanctions ne soit présentée et accordée par le juge, l’appel ne suspend pas l’exécution de la décision contestée. Le représentant doit donc se conformer à la décision rendue par le comité de discipline jusqu’à ce que la décision de la Cour du Québec soit rendue.

Le jugement définitif de la Cour du Québec est susceptible d'appel devant la Cour d'appel du Québec sur permission d'un juge de cette Cour.