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Épargne collective et plans de bourses d’études

Information sur la relation

Le modèle de relation client-conseiller, aussi appelé MRCC, qui encadre la relation entre le courtier en épargne collective, le représentant et son client, vise notamment à encourager une meilleure communication entre eux par la transmission de renseignements au sujet de leur relation. Cette transmission et la discussion qui s’ensuit doivent avoir lieu dès le début de la relation.

Le courtier a l’obligation de remettre au client un document, ou plusieurs documents selon le cas, définissant la relation client-conseiller. En pratique, toutefois, le courtier délègue habituellement cette tâche au représentant.

Bonnes pratiques

  • Le représentant doit s’assurer d’abord de connaître, de comprendre et de s’approprier la documentation fournie par le courtier. Il sera ainsi en meilleure posture pour la présenter et l’expliquer à son client.
  • Le représentant a tout avantage à aborder dès que possible les aspects de sa relation avec son client, s’il ne l’a jamais fait (il n’est jamais trop tard). Il peut se servir de cette documentation comme d’un outil convivial et gratuit qui l’accompagnera dans l’éducation de ses clients et qui, de surcroît, l’aidera à remplir ses obligations déontologiques de conseil et d’information.

Définition du mandat

Le représentant en épargne collective ou en plans de bourses d’études ne doit exécuter les ordres de son client que lorsque ce dernier lui en donne l’autorisation. Il est donc indispensable pour lui de définir clairement les attentes et les engagements convenus avec son client – c’est-à-dire son mandat. Une bonne pratique consisterait évidemment à faire signer un document confirmant l’entente qui a été prise, pour que chacun soit bien au fait de son contenu.

D’ailleurs, le représentant qui ne se conforme pas aux directives de son client commet une faute déontologique puisqu’il ne respecte pas le mandat donné par ce client.

Exécution des ordres

Le représentant doit faire preuve de loyauté envers son client et placer son intérêt au centre de ses préoccupations lorsqu’il effectue une opération pour le compte dudit client. Cela étant, il doit exécuter les ordres du client dans les délais appropriés et uniquement lorsque le client lui en donne l’autorisation.

Le représentant doit vérifier les politiques de son courtier en ce qui concerne les délais pour passer les ordres de ses clients, ainsi que les heures permises pour ce faire, afin d’avoir la certitude de respecter son devoir de diligence dans ce domaine.

Pour éviter d’avoir à gérer les déceptions de ses clients lorsqu’il les informera que leurs ordres ne peuvent être exécutés dans la minute, ou ne l’ont pas été, le représentant a avantage à les informer d’avance des délais prévus pour effectuer de telles transactions. Il est à noter que les prospectus simplifiés des fonds indiquent également les heures limites pour le dépôt des ordres.

Enfin, plutôt que d’utiliser des formulaires signés en blanc, le représentant doit obtenir du client une autorisation d’opérations limitée, si les politiques de son courtier ou de son cabinet le lui permettent.

Détenir une autorisation d’opérations limitée ne donne pas le droit au représentant de faire des transactions discrétionnaires. Chaque transaction doit être préapprouvée par le client. Le représentant doit documenter les opérations effectuées en vertu de cette autorisation, notamment en notant l’heure, la date, la personne ayant engagé la transaction, le moyen de communication et la teneur de la conversation.