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Conseils pratiques pour protéger les renseignements personnels de vos clients

Conseils pratiques pour protéger les renseignements personnels de vos clients

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collecte, utilisation et communication

L’obligation du représentant d’assurer la protection des renseignements personnels de ses clients s’applique en matière de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels.

Le représentant en assurance de personnes, peu importe son mode d’exercice, doit respecter le Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière, qui inclut certaines obligations relatives à la collecte et à la communication de renseignements personnels, telles que :

  • respecter le secret relativement à tous renseignements personnels recueillis d’un client;
  • utiliser ces renseignements exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis;
  • ne pas communiquer de renseignements personnels, à moins que cette communication ne soit conforme aux dispositions des lois et règlements.
Transmission des renseignements

Le représentant qui exerce ses activités pour le compte d’un cabinet ou d’une société autonome doit transmettre à l’établissement auquel il est rattaché tous les renseignements qu’il recueille sur ses clients. De cette façon, le cabinet ou la société autonome pourra s’assurer de les conserver conformément aux obligations qui lui incombent. Cette obligation s’applique notamment à la proposition d’assurance ainsi qu’au formulaire contenant des renseignements médicaux ou des renseignements sur les habitudes de vie d’un client, lorsque vous les jugez utiles et nécessaires, par exemple pour assurer un suivi adéquat des services professionnels que vous offrez à vos clients. 

Toutefois, n’oubliez pas qu’il existe une exception qui prévoit qu’un représentant ne peut pas remettre ce formulaire directement à l’assureur qui offre également du crédit.

Tableau résumé

Résumé des obligations relatives à la transmission et à la conservation des propositions d’assurance et des formulaires contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie des clients.

  Représentants qui exercent leurs activités pour le compte d’un cabinet, autre qu’un assureur qui offre du crédit et de l’assurance Représentants qui exercent leurs activités pour le compte d’un cabinet en assurance qui n’offre pas de crédit Représentants qui exercent leurs activités pour le compte d’une société autonome Représentants autonomes
Transmission à l’assureur de la proposition d’assurance OUI (article 34 du CDCSF) OUI (article 34 du CDCSF) OUI (article 34 du CDCSF) OUI (article 34 du CDCSF)
Transmission à l’assureur du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie OUI (article 34 CDCSF et article 35 de la LDPSF) OUI (article 34 du CDCSF) OUI (article 34 du CDCSF) OUI (article 34 du CDCSF)
Transmission au cabinet ou à la société autonome de la proposition d’assurance OUI (article 23 de la LDPSF) OUI (article 23 de la LDPSF) OUI (article 23 de la LDPSF) Sans objet
Transmission au cabinet ou à la société autonome du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie NON (article 35 de la LDPSF) OUI (article 23 de la LDPSF) OUI (article 23 de la LDPSF) Sans objet
Conservation de la proposition d’assurance ou d’une copie de celle-ci au dossier client OUI Cabinet (article 17 du RCRS) OUI Cabinet (article 17 du RCRS) OUI Société autonome (article 17 du RCRS) OUI (article 17 du RCRS)
Conservation du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie ou d’une copie de celui-ci au dossier NON (article 35 de la LDPSF) OUI Cabinet (article 17 du RCRS) OUI Société autonome (article 17 du RCRS) OUI (article 17 du RCRS)

LDPSF: Loi sur la distribution de produits et services financiers

CDCSF: Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière

RCRS: Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome

En pratique

Si vous êtes un représentant autonome et que vous avez recueilli des renseignements confidentiels sur un client (sur son état de santé et sur ses habitudes de vie) afin de les transmettre à l’assureur, il est important, une fois ces renseignements transmis, de les conserver au dossier du client lorsque vous les jugez utiles et nécessaires, notamment pour assurer un service adéquat et professionnel à votre client.

Si vous exercez vos activités pour le compte d’un cabinet ou d’une société autonome, il faudra transmettre ces renseignements à ce cabinet ou à cette société afin qu’ils soient conservés au dossier client. Afin que vous puissiez assurer un service adéquat, il est recommandé de conserver une copie de ces renseignements dans votre propre dossier client lorsque vous estimez que ces renseignements sont utiles et nécessaires.

Si vous êtes un représentant qui exerce ses activités pour le compte d’un cabinet qui offre du crédit et de l’assurance, assurez-vous de :

  • transmettre au cabinet la proposition d’assurance, mais pas le formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie, ce dernier devant être transmis directement à l’assureur;
  • conserver au dossier client la proposition d’assurance, mais pas le formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie.
Cas de la proposition d'assurance et du formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie des clients

La proposition d'assurance et le formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie des clients sont des documents comportant des renseignements confidentiels qui ne doivent pas être communiqués, sauf lorsque cela est permis par la loi.

En ce qui a trait aux obligations de transmission aux assureurs, l’article 34 du Code de déontologie de la Chambre de la sécurité financière stipule que « le représentant doit fournir aux assureurs les renseignements qu’il est d’usage de leur fournir ».

La proposition d’assurance et le formulaire contenant des renseignements de nature médicale ou sur les habitudes de vie des clients sont, sans conteste, des documents comportant des renseignements confidentiels devant être fournis à l’assureur afin que celui-ci procède à l’analyse de la proposition.

Le représentant de courtier en épargne collective ou en plans de bourses d’études doit respecter certaines obligations relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tous renseignements personnels à l’égard du client et de son compte.

En effet, il est obligatoire :

  • d’assurer la confidentialité des renseignements reçus;
  • de maintenir la confidentialité des renseignements sur les opérations et le compte d’un client;
  • de ne pas divulguer ces renseignements sans la permission du client, sauf lorsqu’une disposition de la loi ou d’une ordonnance d’un tribunal compétent le prévoit;
  • de ne pas utiliser les renseignements pour mener des opérations sur son compte personnel ou celui d’un autre client.